Una introducción en la factura digital

En este artículo daremos una introducción en los siguientes temas:

• ¿Cuáles son los aspectos más destacados de la factura digital?
• ¿En qué leyes principales se basa la implantación de la factura digital?
• ¿Cuáles son los principales aspectos que recoge la legislación, en relación con la factura digital, que debemos tener presentes?

Para empezar, queremos resaltar que hay muchos sinónimos que se usan para definir la factura digital. Facturación digital, factura electrónica, facturación electrónica, facturae, e-factura, factura telemática, facturación telemática, etc. Aunque se parecen, puede haber matices a tener en cuenta. Puede ampliar este escrito y consultar más información en los artículos:

"La facturación telemática" y "La factura electrónica (e-factura)"

Desde el año 2003 las facturas digitales ya pueden sustituir al papel en España. Esto se debe a la firma digital, una herramienta que garantiza la integridad y autenticidad del documento que se ha firmado, y que, por lo tanto, nos ofrece unas garantías de seguridad muy elevadas que permiten dar validez al mensaje digital.

Los aspectos más destacados del sistema de factura digital son los siguientes:

• Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente.
• No es necesario estar autorizado por la Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato. También se suprime la homologación del software y las notificaciones. El resultado es un sistema ágil y sin trámites burocráticos.
• Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido, a través de Internet o a través de un mensaje de correo. La única condición es que estén firmadas digitalmente, ya que así garantizamos la seguridad de los datos y que estos no han sido modificados (integridad) así como la identidad del emisor (autenticidad).
• En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar con factura digital. Sin embargo no hace falta notificarlo a la Agencia Tributaria ni debe esperarse autorización por su parte.

Es muy importante tener presente que la factura electrónica firmada digitalmente (factura digital) sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel; por lo tanto la factura digital está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel. Es decir, el mensaje "EDI-Invoic" es la factura original, que podemos presentar a un inspector como si fuera una factura en papel.

Las principales leyes que gobiernan el proceso de la factura digital

En primer lugar debe destacarse la regulación de la facturación con firma digital (Orden Ministerial HAC/3134/2002 de 5 de diciembre, publicada en el B.O.E. a fecha 13 de diciembre de 2002).

Esta Orden Ministerial se complementa con la Resolución del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que especifica los procedimientos y mecanismos de firma admitidos (Resolución 2/2003 de 14 de febrero, B.O.E. de 17 de febrero).

Desde este momento las facturas firmadas digitalmente tienen total validez legal y sustituyen a todos los efectos el papel. Asimismo debe hacerse mención a la publicación del RD 1496/2003 de Facturación de 28 de noviembre, que complementa las medidas descritas en la Orden Ministerial y la Resolución.

Los principales aspectos que recoge la legislación en relación con la factura digital y que debemos tener presentes:

• Contenido de la factura: Evidentemente el mensaje EDI-Invoic deberá contener todos los datos que son exigibles a una factura en papel. Por ejemplo, para trabajar con e-facturas será necesario incluir también en el mensaje EDI, entre otros datos, el NIF, razón social y domicilio fiscal. Hasta ahora, estos datos podían omitirse en el mensaje EDI, ya que este carecía de validez legal.
• Archivado de la factura digital: Una de las principales ventajas del nuevo sistema es que se elimina la obligación de archivar el papel. Con la e-factura se deberá guardar el mensaje EDI-Invoic y la firma digital, junto con el certificado digital que permite verificar la identidad del emisor. Además, este archivado digital puede realizarse en cualquier lugar, a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a estas facturas. Es decir, cuando se persone un inspector en nuestras oficinas debemos garantizarle el acceso a las facturas almacenadas, pero ya no es necesario presentárselas en papel, debido a que los ficheros EDI-Invoic son válidos.
• La firma digital: Es posible utilizar cualquier sistema de firma digital comúnmente aceptado y la firma se puede "incluir" de cualquier forma, siempre y cuando ambas partes (emisor y receptor) lo conozcan.
• Los certificados: Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos estarán publicados en la página web de la Agencia Tributaria (www.aeat.es). Con carácter general, cualquier certificado reconocido es admitido para firmar facturas.

Gracias a la factura digital las empresas pueden reducir los costes de tramitación de facturas (ensobrado, sello, papel y desensobrado) y los costes de archivado de las mismas; anulando la molesta posibilidad de traspapelados y pérdidas.

Además, la nueva legislación también ha regulado la factura por parte del destinatario de las operaciones y la facturación por terceros, los cuales actúan, en todo caso, en nombre y por cuenta del empresario o profesional que efectuó la operación objeto de facturación (Ley 53/2002 de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, publicada en el B.O.E. a fecha 31 de diciembre de 2002).

Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Gestión Electrónica de los documentos que facilitan el cumplimiento de las normativas que gobiernan la factura digital.

Julia Sanchez Meynial - Marketing Manager Pixelware

Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet