E-factura: la factura electrónica (parte 2)

En la primera parte nos introdujimos en el tema de la factura electrónica. Ahora, en esta segunda y última parte veremos con más detalle cuáles son los beneficios, las leyes españolas, las modalidades de facturas electrónicas y cómo convertir facturas en papel a facturas electrónicas.

Beneficios de la implantación de la factura electrónica (e-factura / facturae)

Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Algunas de las razones de este ahorro son:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Cuanto más se puedan automatizar los procesos, mediante una solución integrada que gestione al máximo las tareas, menos fallos humanos suelen ocurrir y más ahorro y eficacia se experimentarán. Incluso el seguimiento de impagados se puede gestionar automáticamente y enviar avisos cuando se llegue a ciertos umbrales, previamente especificados.

Además, cuando las empresas operan con esta tecnología, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica porque permite un mayor control del cumplimiento tributario y la simplificación de la fiscalización.

Las leyes principales que rigen la factura electrónica (e-factura / facturae)

En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:

• Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación.
• Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación.
• Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE, 14 de abril de 2007).
• Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares (BOE, 15 de octubre de 2007).

Las diputaciones con capacidad normativa propia (Álava, Guipúzcoa, Navarra y Vizcaya) han reproducido esta normativa añadiendo su traducción al idioma vasco.

Modalidades de la factura electrónica

La factura electrónica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electrónica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen tres vías:

• La firma electrónica reconocida, que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
• La remisión mediante un sistema EDI que aporta integridad y autenticidad.
• Otro sistema que, a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT, otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.

De forma general, se está aplicando el uso de la firma electrónica reconocida como elemento característico de la factura electrónica.

La conversión de facturas en papel en facturas electrónicas y viceversa

Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (escáner) produce la imagen acompañada de una Firma Electrónica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93). Al proceso que lo logra se le denomina Digitalización Certificada.

Además, en esa normativa se indica que las facturas electrónicas se pueden transcribir a papel incluyendo en ellas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática.

No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura.

Julia Sánchez Meynial - Directora de Marketing - Gestión de expedientes, información y procesos de negocio - Solución: Gestión Integral de Facturas

Publicado por Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet - Madrid