E-factura - la Factura Electrónica - Parte 2
En primera parte nos introducimos en el tema de la factura electrónica. Ahora, en esta segunda y última parte veremos con más detalle cuáles son los beneficios, las leyes españolas, modalidades de facturas electrónicas y cómo convertir facturas en papel, en facturas electrónicas.
Andre Klein
21 de May · 823 palabras.
21 de May · 823 palabras.
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馃晿 Resumen
En esta segunda parte del art铆culo sobre la factura electr贸nica, se detallan los beneficios y las leyes espa帽olas relativas a su uso.
Uno de los principales beneficios de la factura electr贸nica es el ahorro en la administraci贸n de facturas, que puede oscilar entre el 40% y el 80%, dependiendo del volumen de la empresa.
Adem谩s, la factura electr贸nica permite una mayor oportunidad, facilidad y seguridad en la informaci贸n, as铆 como una eliminaci贸n de espacios para almacenar documentos hist贸ricos.
La factura electr贸nica tambi茅n mejora la eficiencia de los procesos administrativos y controla mejor el cumplimiento tributario.
En Espa帽a, la factura electr贸nica se rige principalmente por el Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturaci贸n y el Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturaci贸n.
La factura electr贸nica ofrece un mayor control tributario y puede ser una soluci贸n integrada que gestiona al m谩ximo las tareas, reduciendo los errores humanos y aumentando el ahorro y la eficacia en la empresa.
En definitiva, la factura electr贸nica es una herramienta 煤til que puede mejorar la gesti贸n empresarial en diversos aspectos.
Beneficios de la implantaci贸n de la factura electr贸nica (e-factura / facturae)
Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administraci贸n de facturas (recepci贸n, almacenaje, b煤squeda, firma, devoluci贸n, pago, env铆o, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Algunas de las razones de este ahorro son:
- Oportunidad en la informaci贸n, tanto en la recepci贸n como en el env铆o.
- Ahorro en papeler铆a.
- Facilidad en los procesos de auditor铆a.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificaci贸n.
- Agilidad en la localizaci贸n de informaci贸n.
- Eliminaci贸n de espacios para almacenar documentos hist贸ricos.
- Procesos administrativos m谩s r谩pidos y eficientes.
Adem谩s, cuando las empresas operan con esta tecnolog铆a, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras 谩reas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electr贸nica porque permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificaci贸n de la fiscalizaci贸n.
Las leyes principales que rigen la factura electr贸nica (e-factura / facturae)
En Espa帽a, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa est谩 adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:
- Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturaci贸n.
- Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturaci贸n.
- Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposicio卢nes sobre facturaci贸n telem谩tica y conserva卢ci贸n electr贸nica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturaci贸n. ( BOE, 14-abril-2007 ).
- Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedici贸n de facturas por medios electr贸nicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administraci贸n General del Estado u organismos p煤blicos vinculados o dependientes de aqu茅lla y sobre la presentaci贸n ante la Administraci贸n General del Estado o sus organismos p煤blicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre-2007).
Modalidades de la factura electr贸nica
La factura electr贸nica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electr贸nica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 v铆as:
- La firma electr贸nica reconocida que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creaci贸n de firma.
- La remisi贸n mediante un sistema "EDI" que aporta integridad y autenticidad.
- Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspecci贸n Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.
La conversi贸n de facturas en papel en facturas electr贸nicas y viceversa
Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electr贸nico, siempre que en la operativa de digitalizaci贸n se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalizaci贸n es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalizaci贸n (scanner) produce la imagen acompa帽ada de una Firma Electr贸nica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93). Al proceso que lo logra se le denomina "Digitalizaci贸n Certificada".
Adem谩s en esa normativa se indica que las facturas electr贸nicas se pueden transcribir a papel incluyendo en ellas marcas gr谩ficas de autenticaci贸n, producidas seg煤n la especificaci贸n PDF 417, tal como se dispone en la Resoluci贸n 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Direcci贸n General de la Agencia Estatal de Administraci贸n Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturaci贸n telem谩tica.
No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificaci贸n de la factura.
Julia Sanchez Meynial - Directora de Marketing - Gesti贸n de expedientes, informaci贸n y procesos de negocio - Soluci贸n: Gesti贸n Integral de Facturas
Publicado por Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet - Madrid
