El registro telemático de facturas en el mundo empresarial - 2 de 3

La factura telemática y su relación con la firma electrónica

La firma electrónica: ¿qué es?

La firma electrónica es una forma de representación y confirmación de la identidad de una persona o empresa en el medio electrónico. Técnicamente, se trata de un conjunto de datos únicos cifrados, es decir, transformados en códigos y almacenados en un fichero.

La finalidad de la firma electrónica es la misma que la de una firma manuscrita: identificar al autor o confirmar el contenido del documento.

La firma electrónica cubre un problema espacio-temporal muy importante en nuestros días. Podemos firmar un documento sin necesidad de desplazarnos miles de kilómetros, en el momento en que sea necesario.

La firma electrónica debe garantizar la identidad del firmante, persona o representante de empresa, y que el documento no haya sido modificado tras ser firmado.

La tecnología empleada es la de par de claves, vinculada a los datos identificativos del titular del certificado. Se emplea para garantizar la identidad del firmante. Al firmar un documento se utiliza un número único que solo pertenece al firmante: la clave privada. El receptor puede verificar la firma con la parte pública de la clave. En el caso de que el proceso de validación sea positivo, debe concluirse que el firmante del documento es el titular del certificado.

Respecto al segundo punto, garantizar que el documento no haya sido modificado tras ser firmado requiere generar un código único que identifica de manera inequívoca el documento a partir de su estructura interna en el momento de la firma. Cualquier alteración del contenido del documento provocará que, al aplicar de nuevo la función de generación de código único, sea imposible reproducir el original, quedando así rota la integridad del contenido.

La ley de firma electrónica establece dos tipos principales:

• Firma electrónica: autentica la identidad de la persona.
• Firma electrónica avanzada: autentica la identidad y, además, permite llevar a cabo transacciones comerciales avanzadas y contratos.

La firma electrónica garantiza entonces:

• La autenticación de las partes.
• La integridad del documento electrónico.
• Que los firmantes no podrán repudiarlo, es decir, no podrán negar su existencia y validez legal.

En resumen, la firma electrónica es más segura que la firma en papel, ya que está cifrada y es más difícil de falsificar.

La factura electrónica/telemática

Las facturas telemáticas o electrónicas tienen la misma validez que las facturas originales, siempre y cuando la información que contienen, tanto la emitida como la recibida, sea idéntica.

Existen dos principios que garantizan la autenticidad e integridad de la factura telemática, basados en la aplicación de mecanismos técnicos de certificación, como la firma electrónica.

Estos principios se basan en:

• La autenticidad del origen de la firma electrónica.
• La integridad del contenido de la factura electrónica/telemática.

Dado que la firma electrónica acredita la identidad del emisor y la no modificación del documento firmado digitalmente, se pueden emitir y recibir facturas telemáticamente en soporte electrónico.

La factura electrónica es transmitida por medios telemáticos (p. ej., correo electrónico, portal web, etc.) por el emisor y el receptor la registra y conserva en soporte informático, lo que facilita su consulta e impresión en cualquier momento y desde lugares remotos. La emisión, distribución, registro y conservación manual de la factura, es decir, todo el tratamiento anterior, ya no es necesario, ya que puede hacerse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

La facturación telemática no solo supone un ahorro en los costes relacionados con la emisión, distribución y conservación frente a las facturas en papel, sino que además consigue una importante simplificación de los procesos administrativos.

En cuanto al registro y la conservación de las facturas, hay que tener en cuenta que estas deben ser archivadas respetando tanto su contenido original como el orden cronológico de su emisión y de su recepción. Aunque solo deben conservarse en soporte papel algunos documentos, durante los plazos señalados, la Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor su transformación a un lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel.

Por ejemplo, pueden enviarse facturas mediante la firma electrónica avanzada obtenida a través del certificado clase 2 CA de la Fábrica de Moneda y Timbre. Este certificado es uno de los que acepta la Agencia Tributaria Española.

El art. 88 de la ley del IVA prevé la posibilidad de emitir facturas por vía telemática. Dicho artículo dispone que las condiciones y los requisitos se determinarán reglamentariamente. Este desarrollo tiene lugar por la ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, por la Resolución 2/2003 de 14 de febrero del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, así como por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.

A la hora de elegir una solución para la gestión telemática de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de integración que tenga con nuestros procesos y aplicaciones ya existentes.

Aquí termina la segunda. En el último capítulo daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.

Julia Sánchez Meynial - Directora de Marketing Pixelware - Gestión de expedientes, información y procesos de negocio - Solución: Gestión Integral de Facturas

Publicado por Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet - Madrid