E-factura - la factura electrónica - parte 1

Para empezar, vamos a resaltar que existen muchos sinónimos que se usan para definir la factura electrónica. Facturación digital, facturación electrónica, facturae, e-factura, factura telemática, etc. Aunque se parecen, hay matices a tener en cuenta.

Introducción en la factura electrónica o e-factura

La factura electrónica (también llamada e-factura o facturae) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad.

Por eso, la factura electrónica funciona como un fichero, generado por un programa o software, que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos.

Aunque sabemos perfectamente qué es una factura, su definición correcta sería el documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo y la cantidad a pagar como contraprestación.

Todas las facturas, independientemente de cómo se transmitan (en papel o en formato electrónico), han de cumplir una serie de campos obligatorios. El artículo 6 del RD 1496/2003, que regula el contenido de una factura, establece que son:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y receptor
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La Factura Telemática supone un importante medio para ahorrar costes de creación, emisión, distribución y conservación de las facturas, y consigue simplificar procesos administrativos con una considerable reducción de tiempo y espacio, ya que las facturas se transmiten por vía telemática. Basándose en la aplicación de mecanismos técnicos de certificación (firma electrónica), se garantizan los principios básicos exigibles a cualquier factura (autenticidad de su origen e integridad de su contenido). Además, se conservan en soporte informático, por lo que su consulta puede ser inmediata.

La factura Telemática contiene, en forma codificada, toda la información que es requerida en una factura tradicional en papel, es decir, entre otros, los datos del emisor y del receptor, incluyendo su nombre, NIF o CIF, la fecha de emisión de la factura, domicilio fiscal del emisor, importe de la factura, porcentaje y importe del IVA, etc.

Además, acompaña al documento una firma electrónica que se genera con un certificado digital, provisto al emisor de la factura por una entidad certificadora aprobada por la AEAT. Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda factura se debe agregar también el impuesto sobre el valor añadido (IVA).

Aquí terminamos con la primera parte. En la parte final entraremos con más detalle en cuáles son los beneficios, las leyes españolas principales, qué modalidades de facturas electrónicas se reconocen en España y cómo puedo convertir facturas en papel en facturas electrónicas y viceversa.

Julia Sánchez Meynial - Directora de Marketing - Gestión de expedientes, información y procesos de negocio - Solución: Gestión Integral de Facturas

Publicado por Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet - Madrid