La Factura Electrónica Al Alcance de Todos y Prácticas Inadecuadas Sobre la Efactura
¿Qué es la eFactura? Una factura electrónica o eFactura es un documento digital que sustituye a la tradicional. La denominada “brecha digital”, la falta de información y la incertidumbre que puede ocasionar esta nueva forma de relacionarse con las AA PP son algunos de los motivos por los que ...
Andre Klein
7 de November · 965 palabras.
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🕘 Resumen
Actualmente, los avances tecnológicos avanzan a un ritmo vertiginoso, lo que presenta retos para empresas, trabajadores autónomos y ciudadanos en general a la hora de gestionar documentos y trámites con las administraciones públicas.
La forma en que la sociedad se relaciona con las AA PP está cambiando, aunque no avanza al ritmo esperado por los organismos oficiales, que han invertido mucho en tecnología que no se utiliza adecuadamente. Las facturas es uno de los documentos que ha experimentado una gran transformación.
Aún existe mucha confusión en la sociedad actual entre los diversos conceptos relacionados con facturación electrónica, digital o telemática.
La llamada "brecha digital", la falta de información y la incertidumbre que puede ocasionar esta nueva forma de relación con las AA PP son algunos de los motivos por los que muchas pequeñas y medianas empresas aún no utilizan esta tecnología.
Sin embargo, es importante desmitificar la creencia de que solo las organizaciones de gran volumen pueden adquirir software de tecnología documental. En el mercado existen herramientas que se adecuan tanto al tamaño como a las necesidades concretas de cada negocio.
Además, es útil acudir a empresas especializadas en la gestión documental para recibir consultoría y asesoramiento sobre los procedimientos de recepción, custodia, almacenamiento y recuperación de la información.
La eFactura es un ejemplo de la representación informática de una factura tradicional que puede ser generada y mantenida electrónicamente.
Las facturas es uno de los documentos que ha experimentado una gran transformación. Aún existe mucha confusión en la sociedad actual entre los diversos conceptos -factura electrónica (eFactura), digital o telemática- que identifican esta operación mercantil. Los tres términos son sinónimos, aunque la legislación específica de cada país es la que determina los límites en cada uno de los casos.
La denominada “brecha digital”, la falta de información y la incertidumbre que puede ocasionar esta nueva forma de relacionarse con las AA PP son algunos de los motivos por los que muchas pequeñas y medianas empresas aún no utilizan esta tecnología. Por el contrario, las grandes compañías sí que disponen de la infraestructura adecuada para hacer uso de ella.
En este punto, es necesario desmitificar la creencia de que solo las organizaciones de gran volumen pueden adquirir software de tecnología documental. En el mercado existen competentes herramientas que se adecuan tanto al tamaño como a las necesidades concretas de cada negocio. Además, otro recurso útil puede ser acudir a estas empresas especializadas en la gestión documental para que desarrollen un Proyecto de Consultoría y de esta forma aconsejar sobre los procedimientos de recepción, custodia, almacenamiento y recuperación de la información, entre otros.
Qué es la eFactura
Una factura electrónica o eFactura es un documento digital que sustituye a la tradicional. Es decir, es la representación informática de la de papel, generada y mantenida electrónicamente, que reemplaza al documento físico pero con idéntico valor legal a este.
A este fichero electrónico, que contiene todos los datos de una factura, se le aplican fórmulas matemáticas y se le añade una cadena o secuencia de caracteres denominada firma electrónica. Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacérselo llegar al destinatario.
Para que una factura electrónica sea válida sólo debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y la integridad de su contenido. Esto quiere decir que se pueda identificar inequívocamente al emisor y que se tenga la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado. Ambos requisitos se dan por satisfechos si al generar la factura electrónica el emisor le incorpora una firma electrónica que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas por las autoridades tributarias de cada país o en el caso de Europa de la UE.
Eliminación de la impresión
El uso de facturas electrónicas implica que se elimina la obligatoriedad de imprimirlas en papel para enviárselas a sus respectivos destinatarios. De esta manera no sólo se reducen drásticamente los costes asociados a la generación y manipulación de documentos impresos, sino que al mismo tiempo se aumenta considerablemente la calidad en la gestión y control de todo el proceso de facturación y cobranza.
Aún así, la ley sí obliga a guardar durante un período de prescripción el documento de la factura junto con los datos de la firma electrónica y el certificado. La legislación también impone la necesidad tanto para los emisores como para los receptores de conservar las facturas electrónicas, junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original; asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original; y garantizar el acceso completo (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión) a los datos.
Los estados miembros de la Unión Europea tienen hasta el 31 de diciembre de 2012 para dar cumplimiento y adoptar en sus ordenamientos la Directiva 2010/45/UE, en lo que respecta a las normas de facturación. Este punto de inflexión supone un momento idóneo para que las empresas que no se habían planteado la utilización de la eFactura opten por sumarse a esta forma de operar, ya que les resultará más sencillo adoptar las nuevas y mejoradas propuestas desde el principio de esta reestructuración.
Prácticas inadecuadas sobre la eFactura
Algunos de los errores más comunes detectados en la utilización de la eFactura que cometen, fundamentalmente, las pequeñas y medianas empresas junto con los trabajadores autónomos a la hora de realizar la facturación electrónica, son los siguientes:
1-Considerar la eFactura como un documento sin validez legal, cuando la factura electrónica es un equivalente funcional de la de papel.
2-Otorgar a un documento PDF la validez de una eFactura, ya que no cumplen los requisitos legales porque deberían incluir además una firma electrónica y, por lo tanto, cumplir con los requisitos de autenticación, integridad y no repudio en origen.
3-Creer que la factura electrónica es útil únicamente para las grandes compañías, lo que está muy lejos de la realidad, ya que también es muy práctica para que empresas de menos volumen y trabajadores autónomos mantengan una relación directa y fluida con la administración.
4-Confusión entre los formatos aceptados por la ley, cuando en la actualidad, son válidos los que se acompañen de una de una firma digital reconocida que certifique la autoría de de la factura.
5-Mantener la creencia de que los métodos tradicionales son más seguros que los electrónicos, cuando en términos de seguridad, el documento digital permite hacer copias de seguridad de acuerdo con la normativa legal.
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
http://www.docpath.com
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