Con la ley 25/2013, España pone rumbo hacia la fiscalización electrónica

A finales del año 2013, el Parlamento español aprobó la Ley de Impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de las Facturas en el Sector Público (Ley 25/2013, 27 de diciembre), cuyo fin es disminuir la morosidad de las Administraciones Públicas (AA PP), lo que incide en una menor financiación empresarial además de eludir los efectos adversos que ocasiona sobre el empleo y su permanencia.

La puesta en marcha de dicha ley será, según todo indica, el 15 de enero de 2015, cuando la facturación electrónica sea el caso, en vista de que su aprobación obliga a una reevaluación de las formas de trabajo y de los sistemas empleados en dicho ámbito. Las AA PP y las empresas disponen de todo el 2014 para su adaptación a esta nueva tecnología.

El propósito de la Ley 25/2013 es proteger a los proveedores y aumentar la eficiencia y transparencia en la gestión de los procesos con la Administración Pública. De esta manera, esta ley protege contra la morosidad a los proveedores, pues quedará constancia electrónica de las facturas, y contribuye a evitar el fraude al validar aquellas facturas pendientes de pago existentes.

De esta manera se incentiva la utilización de la facturación electrónica en el sector público y también en el privado, método que tiene importancia creciente en la Unión Europea mediante las leyes que la rigen. Por ejemplo, en España los proveedores estarán más protegidos en sus operaciones con las AA PP en vista a la implementación de un Registro Contable de Facturas, que es obligatorio, en el cual las facturas han de ser presentadas; así quedará registro de todas las fechas con vista al devengo de intereses cuando haya retraso de pagos.

Ciertos aspectos concretos del procedimiento de la facturación electrónica de acuerdo a la ley 25/2013 de "Factura Electrónica y creación del Registro Contable de las Facturas en el Sector Público" vendrían a ser:

1. Siendo norma básica, es obligada para las AA PP a escala nacional, regional y local.

2. La factura electrónica debe presentar un formato reglamentario y estar firmada mediante una "firma electrónica avanzada" o a través de un sello electrónico avanzado.

3. El registro contable de las facturas electrónicas se realiza por el órgano o unidad de la Administración responsable de la función contable, tras recibirlas provenientes del Registro Contable de Facturas. Este procedimiento de trámites para facturas entró en funcionamiento el 1 de enero de 2014.

4. Reglamentariamente, a partir del 15 de enero de 2015, podrán exonerarse del registro contable las facturas de importe inferior a 5.000 euros.

5. Quien presenta la factura tiene la facultad de supervisar el estado de dicho trámite en cualquier momento que lo desee.

Mediante la Ley 25/2013 se está avanzando hacia la fiscalización electrónica, lo cual se traduce en que no sólo se admite la factura electrónica, sino que también se avanza hacia el documento electrónico y el uso generalizado de la firma electrónica. Como ya se mencionó en el artículo de nuestro blog titulado "La situación de la facturación electrónica en el año 2013", la Directiva 2010/45/UE fusiona el trato a nivel legal y fiscal entre la factura electrónica y la de papel. De hecho, la meta de la Comisión es lograr en Europa un predominio de la facturación electrónica para el año 2020.

Por otro lado, publicamos un artículo en nuestra web "La factura electrónica al alcance de todos y prácticas inadecuadas sobre la eFactura" en el que decíamos que la sociedad no interacciona con las AA PP con la intensidad deseada por las entidades oficiales después de la inversión tecnológica realizada por estas. En definitiva, la misión de las empresas proveedoras de software de gestión documental es aclarar la creencia popular de que solo las empresas con gran presencia pueden acceder a software de tecnología documental. En realidad, en el mercado existen excelentes herramientas documentales que se adecuan tanto al tamaño como a las necesidades concretas de cada negocio.

Tecnológicamente hablando, poseer una solución de gestión documental requiere cumplir con las normas sin mayor esfuerzo ni costes altos, ya que este tipo de solución:

• Permite generar facturas electrónicas compatibles con los requisitos de la Agencia Tributaria (AEAT).
• Posibilita la generación de facturas en formato digital, además de la generación y firma digital de documentos.
• Funciona con el esquema de la factura electrónica y controla el contenido de la misma.
• Verifica la identidad y la firma del emisor, y otro tanto para la validación del certificado que se empleó para la firma de la factura electrónica.
• Establece trazas de auditoría que muestran las operaciones realizadas en dichas facturas.

Desde el ángulo corporativo, un programa de gestión documental supone un ahorro de tiempos y costes, además del aumento de los mecanismos de seguridad y de la calidad del servicio.

• Ahorro de costes, gracias a la eliminación o reducción del tóner, papel, de los gastos de envío y del espacio de almacenamiento.
• Ahorro de periodos de gestión, gracias a que los procesos administrativos son eficientes y rápidos, lo que impacta en la agilidad de la ubicación de la información actualizada.
• Incremento de la seguridad, en vista de que la firma electrónica minimiza la posibilidad de falsificaciones. Además, se minimiza el margen de error humano.
• La calidad del servicio se eleva para el cliente, puesto que supone una forma nueva de comunicarse con dicho cliente, porque se reduce el tiempo de operatividad y despacho de facturas y se facilita el empleo del pago en línea de los documentos.

Poco a poco, las compañías se enfocan en la mejora de sus procesos para disminuir costos. Con la factura electrónica, y más en combinación con una solución de gestión documental, se eleva la productividad y la calidad del servicio, lo que a la larga tiene repercusión en una mejor competitividad.

André Klein
Consultor Freelance para DocPath
http://www.docpath.com
Innovación en software documental