Automatización de tareas de mercadeo

Hoy en día, a pesar de los avances tecnológicos y aplicaciones avanzadas que se pueden encontrar en el mercado, existen empresas que realizan labores muy manuales y no se dan cuenta de que están desperdiciando tiempo valioso.

Si hablamos específicamente de mercadeo, que es una de las áreas en las cuales se necesita mucha agilidad y rendimiento para atraer nuevos clientes, vemos que muchas empresas aún requieren de mucho personal y, en algunas ocasiones, procesos innecesarios para realizar tareas repetitivas que se podrían optimizar con el uso de herramientas especializadas en automatización de estas actividades.

Podemos observar cómo otras empresas ejecutan procesos sin ningún control, sin ninguna medición y no pueden darse cuenta fácilmente ni en el momento adecuado si el proceso se hizo de forma organizada, con calidad y si los resultados fueron los esperados.

SalesLogix, a través de su módulo de mercadeo, permite configurar este tipo de procesos automáticos de tal manera que se adapten a sus necesidades y le permitan llevar un control y seguimiento de los resultados.

Algo común en este tipo de procesos es que cada uno de ellos está formado por un conjunto de acciones y condiciones que se deben ejecutar en una secuencia específica, en un período de tiempo dado y por el usuario correcto para que sean efectivos. Algunos pueden tener más condiciones que otros, algunos pueden ser más simples, pero todos son diferentes y varían dependiendo de la empresa.

Si usted sabe aprovechar los beneficios de esta herramienta, puede obtener ventajas como: reducción de costos, ahorro de tiempo que puede utilizar para otras actividades, organización y calidad en los procesos, registro y medición de estos procesos.

Estos procesos automáticos se denominan «Procesos de Contacto» en SalesLogix y se pueden utilizar para:

• Ejecutar tareas repetitivas: por ejemplo, la programación de una llamada telefónica una semana después de la fecha actual. Cada vez que necesite programar este tipo de actividad se ejecuta el proceso de contacto, lo cual resulta más rápido que programar la tarea.
• Implementar un proceso: por ejemplo, calificar un prospecto. Cuando llega un nuevo prospecto, usted podría programar el proceso para enviar el paquete de documentación para prospectos y, al mismo tiempo, dejar programada una llamada telefónica de seguimiento para dentro de una semana. Después de que se complete la llamada, puede configurar el proceso para que, dependiendo del nivel de interés detectado en el prospecto, el sistema programe otra acción como una llamada, reunión, enviar carta o cambiar el estado del contacto.
• Proporcionar un mecanismo automatizado de seguimiento a clientes. Si usted está enfocado en ventas, seguramente no tiene tiempo para realizar llamadas periódicas a sus clientes actuales; esta situación se puede resolver creando un proceso de contacto que se encargue de enviar una carta a los clientes cada mes, recordándoles que lo tengan en cuenta cuando vayan a realizar una próxima compra o para anunciarles sus nuevos productos. Luego, cuando se adicione la oportunidad en SalesLogix, puede configurar el proceso para que se detenga.

Los procesos de contacto se pueden crear a través del Architect, el módulo de personalización de SalesLogix, donde se encuentra una paleta de herramientas con los diferentes componentes que se pueden utilizar para configurar el proceso de tal manera que se adapte a sus necesidades. Algunos de estos componentes son:

• Programación automática de actividades como llamadas telefónicas, tareas, notas y reuniones.
• Cuadros de decisión con posibilidad de configurar el siguiente paso a seguir según la respuesta dada por el contacto.
• Registro automático de salidas, como generación de un documento, envío de email, envío de fax, registro de solicitud de material.
• Ejecución de un proceso como realizar una actualización a la base de datos, abrir una vista de SalesLogix, hacer un llamado y ejecutar un subproceso de contacto previamente creado, ejecutar un reporte de SalesLogix, ejecutar un script de SalesLogix.

En la siguiente gráfica se puede visualizar un ejemplo de configuración de un proceso de contacto para calificar un prospecto, y se puede observar cómo, mediante la paleta de herramientas, se pueden ir adicionando diferentes tipos de acciones al proceso de acuerdo con sus necesidades y los requisitos de su empresa.

En muchas empresas existen procesos en el área de mercadeo que requieren tiempo, dinero y esfuerzo y que podrían ser automatizados para obtener resultados de calidad, más eficientes y, por lo tanto, reducir costos. La actualización de datos de los clientes es un ejemplo claro de una tarea repetitiva y que, posiblemente, para que sea efectiva debe tener una serie de pasos que se deben seguir desde el inicio hasta el final para que los resultados sean exitosos. El seguimiento a las campañas de mercadeo puede ser otro ejemplo de tareas que conllevan a la ejecución de una serie de pasos definidos por cada empresa para poder medir la efectividad de sus campañas. Otros ejemplos pueden ser la confirmación de recepción de correspondencia, la confirmación de asistencia a eventos, etc. Ya es hora de que piense cómo puede mejorar la eficiencia y calidad de sus procesos de mercadeo y dedicar más tiempo a otras actividades que conlleven a la generación de ventas.

(Este artículo ha sido escrito por Claudia Ospina, Coordinadora de Servicios de Ingeniería para la implementación de proyectos CRM basados en la plataforma SalesLogix en Mind de Colombia)

Mind de Colombia es una empresa visionaria, que implementa proyectos basados en software de clase mundial, de acuerdo con las necesidades de cada uno de sus clientes. Contamos con metodologías probadas y especializadas para la implementación de proyectos en temas como CRM, SFA, ERP y planeación de la demanda.

Adicionalmente, ofrecemos servicios de consultoría y seminarios en temas de CRM (Customer Relationship Management), SFA (Sales Force Automation), KAM (Key Account Management) y estrategias de fidelización de clientes.

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