Sistema de alertas, notificaciones y distribución automática de reportes: KnowledgeSync

He realizado alarmas de KnowledgeSync con diferentes objetivos e incluso, cuando leo sobre las tantas aplicaciones que se le pueden dar a KnowledgeSync, me dejan asombrada. Una de ellas es poder generar y entregar reportes de Crystal Reports automáticos, adjuntos a un email, fax, celular, FTP o web; dejarlos en una carpeta específica después de generarlos con los parámetros deseados e incluso generar reportes por medio de un script. Se pueden generar y distribuir los informes basados en condiciones determinadas. Ej.: generar cuenta de cobro para cartera si el cliente se ha retrasado más de 15 días en su pago; o generar informes periódicamente. Ej.: visitas ejecutadas mensualmente.

Este ejemplo ilustra claramente su aplicación:

Necesidad actual:

“Mensualmente se requiere que cada asesor comercial reciba el primer día del mes las ventas del mes anterior con el presupuesto por cliente del mes actual y, además, en el mismo email reciba el plan de visitas por cliente; de esta forma se está entregando los datos a tiempo para que la labor de los asesores comerciales sea más efectiva”

Solución:

KnowledgeSync, automáticamente una vez por mes (o con la frecuencia deseada), con los asesores activos en el momento de generar el email (por lo cual la información es dinámica), por cada asesor ejecuta los reportes concernientes a sus clientes en los periodos especificados y luego envía, adjunto a cada email, los reportes en PDF y/o Excel y/o HTML y/o Word y/o XML y/o AsciiText y/o delimitado por comas y/o delimitado por tabulación. El evento se generó la primera vez y, automáticamente, mes a mes sin realizar actividades adicionales, puede confiar en que KnowledgeSync entregará la información a sus asesores en el momento oportuno. Como lo pueden apreciar en el ejemplo anterior, KnowledgeSync junto con Crystal Reports podría ayudar a solucionar las tareas de la empresa en sus diferentes áreas.

En resumen, los beneficios KnowledgeSync – Crystal Reports:

Tiempo: Tiempo valioso tanto para la empresa como para las personas externas es optimizado, ya que dentro de la empresa hay entrega oportuna, lo que libera tiempo para otras actividades; una vez creado el evento, KnowledgeSync se encarga de monitorearlo y ejecutarlo en la frecuencia deseada o en el momento indicado. En la parte externa de la empresa se ve beneficiada al no dejar pasar el tiempo ante ninguna situación; el cliente podrá decidir más rápido, tendrá respuestas a tiempo, no habrá olvidos y podrá apreciar la rapidez y efectividad de la empresa.

Costos: Al dejar que KnowledgeSync monitoree y ejecute, se reducen costos por tiempo utilizado, se obtiene información oportuna, posible reducción de personal y un proceso más eficiente y efectivo.

Mayor cubrimiento: correo electrónico, fax, celular, FTP o web.

Alarmas basadas en una aplicación (Ej.: “Enviar al asesor un listado de clientes con oportunidades de ventas pendientes y que no han sido contactadas en más de una semana”).

Alarmas basadas en datos con condiciones cruzadas de múltiples aplicaciones (Ej.: “Informe de clientes con oportunidades pendientes que están a la espera de aprobación de crédito en la aplicación financiera”).

Manejo de clientes con oportunidades de ventas en CRM.

Envío de mercadeo uno a uno.

Envío de alarmas de excepciones administrativas (Ej.: “Alarma de manejo de errores, pérdidas o introducción errónea de datos, como un correo inválido o un número telefónico”).

Enviar alarmas basadas en inteligencia de negocios y minería de datos (Ej.: “Observar si un cliente alteró sus hábitos de compra en más del 25% de su promedio mensual y, si es así, enviar un reporte a ventas”).

Monitor de emails entrantes, respuesta automática de mensajes, actualización de aplicaciones basadas en los contenidos y enruta los emails a las personas indicadas.

Cuando se envía un email al correo de soporte de la empresa, KnowledgeSync revisa si está en la base de datos de contactos, y puede crear un ticket de soporte y enviar automáticamente al remitente el número asignado.

Cuando alguna persona llena un formulario en la web requiriendo información de los productos, KnowledgeSync determina qué tipo de información está solicitando, asigna una tarea a un responsable y, a la vez, programa una llamada en la aplicación CRM.

En algunas empresas, cuando se realizan órdenes por email o a través de formularios web, KnowledgeSync crea la correspondiente orden en la aplicación financiera y envía la factura al cliente y a las personas de la empresa pertinentes.

Diversos formatos de publicación: PDF, Excel, HTML, Word, XML, AsciiText, delimitado por coma y/o delimitado por tabulación.

A continuación enuncio algunos otros ejemplos que ayudarán a ilustrar sus múltiples funcionalidades y beneficios:

Con base en el email de los clientes almacenados en la base de datos y su día de cumpleaños, generamos cada día emails personalizados, adjuntando un bono o carta.

Avisar a cada asesor la proximidad de un cobro, adjuntando el recibo de cobro.

Enviar al gerente regional y/o de área el reporte de desempeño.

Escalonar la no solución de un reclamo, con el reclamo adjunto.

Notificación de que un contrato se está acercando a su vencimiento, adjuntando autorización para renovarlo.

Enviar cotizaciones a los emails de sus clientes y adjuntar una copia en sus archivos.

Actualización de lista de precios.

Entrega de manuales o actualización de los mismos, solo a los clientes que compraron determinado producto.

Entrega de bonos o cartas para los prospectos que aún no se han decidido a ser nuestros clientes.

Entrega de listados de campañas.

En fin, no hay límite para ejemplos; si la empresa tiene una necesidad de controlar actividades, KnowledgeSync tiene una solución. Visite el siguiente link para mayor información: www.crmagil.com/KnowledgeSync.html

(Este artículo ha sido escrito por Sandra Franco, Consultora del Grupo de CRM de Mind Andina)

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