Importancia y creación de una estructura de desglose de trabajo (EDT) paso a paso

Por Miguel Ramos Bernales

Cuando se descompone el trabajo, la EDT muestra una representación organizada de todo el esfuerzo que se requiere para completar el proyecto y debe estar orientada a los entregables del proyecto, que son el resultado del esfuerzo y no el esfuerzo en sí. Mejor dicho, la EDT debe mostrar lo que se va a entregar (productos entregables) y no las actividades que se realizarán para obtener los entregables. Esto es un error común, ya que en algunas ocasiones se cree que en la EDT se muestran las actividades que se van a realizar para crear el producto. Lo que se muestra son los entregables del proyecto, que deben estar en lenguaje de entregables; es decir, se debe mostrar el nombre de algo que se va a obtener como resultado y se va a entregar. Por ejemplo, si uno de nuestros entregables es un manual de instalación, en la EDT debe mostrarse Manual de instalación como producto entregable y no debería aparecer Elaborar manual de instalación, ya que eso sería una actividad que involucra esfuerzo, tiempo y recursos. En la EDT no se muestran actividades, fechas ni recursos.

El nivel de detalle que debe tener la EDT debe ser lo suficientemente preciso para que, en una etapa posterior, se puedan estimar tiempos, costos y recursos de las actividades para elaborar cada uno de los entregables. Si al descomponer se llega a un punto en el cual todavía no pueden estimarse con precisión los tiempos, costos y recursos, entonces se debería seguir descomponiendo hasta tener un nivel en el cual sí se pueda realizar una estimación más exacta.

Una vez hecha la descomposición y teniendo lista la EDT, se puede decir que se tiene organizado de forma jerárquica y definido el alcance total del proyecto, que se muestra en forma de entregables. De este modo, la EDT también sirve como una buena herramienta de comunicación con los interesados del proyecto, ya que éstos podrán saber, a través de la representación jerárquica que muestra la EDT, cuáles son los entregables que se elaborarán.

La EDT se crea a partir del Enunciado del Alcance del proyecto. El Enunciado del Alcance es un documento donde se detalla el alcance total del proyecto, es decir, lo que incluye y no incluye el proyecto, los entregables que se van a generar, así como los supuestos y restricciones que se van a manejar en el desarrollo del proyecto. Justamente, como en el Enunciado del Alcance del proyecto se definen los entregables, la EDT se basa en este documento para su creación.

A continuación veamos un ejemplo de construcción de una EDT paso a paso, que ayude a entender mejor su estructura, composición y jerarquía.

Una familia decide remodelar los muebles de su sala y comedor y nos ha encargado la fabricación de todos los muebles que utilizarán en esos dos ambientes. Una vez definido y aprobado el alcance del proyecto con ayuda del cliente y habiendo elaborado el Enunciado del Alcance, donde se indican los entregables, supuestos y restricciones, nos disponemos a crear la EDT para plasmar de forma jerárquica los entregables del proyecto.

Se puede notar que en el primer nivel está el nombre del proyecto; en nuestro caso es Proyecto Muebles. Como el proyecto se trata de fabricar tanto los muebles de la sala como del comedor, podemos separar los muebles que se fabricarán para cada uno de estos ambientes. Colocamos Muebles de sala y Muebles de comedor como segundo nivel. Dentro de cada una de estas ramas se irá descomponiendo más a detalle. Tomemos la rama Muebles de sala para seguir explicando el ejemplo. Para el caso de la sala se acordó con el cliente fabricar las mesas y los sillones de ese ambiente; por tal motivo utilizamos estas dos categorías de muebles para ir descomponiendo más los entregables. Si solo descomponemos hasta el nivel de mesas y sillones, esto sería muy genérico porque en la sala habría diferentes tipos de mesas y diferentes tipos de sillones, con lo cual no se ha llegado a un nivel más detallado y se tiene que seguir descomponiendo. En la rama Mesas tenemos: mesa de centro y mesa de adornos; mientras que en la rama Sillones tenemos: sillón de tres cuerpos, sillón de dos cuerpos y sillón individual. Se podría seguir descomponiendo aún más, ya que se pudo haber acordado con el cliente fabricar mesas de adornos de diferentes tamaños o sillones individuales de diferentes tipos de material. En ese caso se tendría que descomponer más a detalle. Para fines del ejemplo llegaremos solo hasta el nivel mostrado. La misma secuencia de pasos se sigue para la rama Muebles de comedor. Como se mencionó, el último nivel de la EDT se llama paquete de trabajo y es donde se muestran los entregables que se elaborarán en el proyecto.

Nótese que los componentes de la EDT se han colocado en lenguaje de entregables, como Muebles de sala, Sillones, sillón individual. Esto se debe a que la estructura de desglose de trabajo muestra la estructura jerárquica de los entregables del proyecto. Sería un error colocar el nombre de una actividad en la EDT, por ejemplo «Fabricar sillón individual».

Una vez lista la EDT, ésta sirve como base para definir las actividades que se realizarán para elaborar cada uno de los entregables. Por ejemplo, para el entregable sillón individual se pueden definir actividades como: definir medidas del mueble, elaborar plano de fabricación, conseguir madera, unir partes del mueble, etc. El proceso de definir actividades corresponde a la gestión de tiempos.

Es muy importante asignar un código a cada componente de la EDT para identificarlos y ubicarlos rápidamente. El código se asigna al «padre» y luego se le va asignando un código asociado a sus «hijos».

Junto con la EDT se debe crear también el diccionario de EDT, que es un documento que respalda a la EDT y proporciona una descripción más detallada de este componente. En este diccionario se puede encontrar información como: identificador del código, descripción del trabajo, responsable del entregable, estimados de costos, recursos asociados, criterios de aceptación, entre otros.

Como conclusión final, podemos decir que la EDT es uno de los componentes más importantes dentro de la gestión de proyectos porque es la base sobre la cual se construye el proyecto; muestra de forma jerárquica el alcance total del proyecto a través de entregables y sirve como herramienta de comunicación con los interesados.

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