Gerencia de proyectos CRM

Todo proyecto tiene un nivel de incertidumbre, dada su naturaleza de ser único o, en muchas ocasiones, de ser la primera vez que se realiza. Adicionalmente, requiere recursos importantes de la organización durante un periodo relevante. De ahí la importancia de que se gerencie (administre) de forma eficaz y eficiente todo el proceso o proyecto. Por otra parte, es un hecho que muchos proyectos han fracasado no por el proyecto (producto o servicio) en sí, sino por falta o por mala gerencia de proyectos. En otras palabras, muy buenas ideas han fallado por su mala implementación. También se da el caso de que hay ideas que en una organización funcionan y en otras fracasan. Por este motivo radica la gran importancia del proceso de la gerencia o administración de los proyectos, cuyo objetivo es realizar proyectos exitosos.

Las reflexiones anteriores me han motivado a escribir una serie de artículos con el fin de dar a conocer unas guías generales para la gerencia de proyectos. Es de resaltar que el presente documento no es un tratado detallado sobre gerencia de proyectos ni es esta una guía exhaustiva sobre el tema. El presente artículo pretende ser una referencia resumida e introductoria sobre la gerencia de proyectos.

Me he identificado con el PMI, he adoptado sus prácticas y el presente artículo se basa en sus principios. El PMI (Project Management Institute, www.pmi.org) es una comunidad para los profesionales de la gerencia de proyectos muy reconocida a nivel mundial (ver página web).

Es de anotar que el conocimiento y las prácticas descritas son aplicables a la mayoría de los proyectos la mayoría de las veces. Esto no quiere decir que las prácticas y el conocimiento deban aplicarse uniformemente a todos los proyectos; el equipo de administración de proyectos siempre será responsable de determinar qué es apropiado para cualquier proyecto dado. Existen diferentes metodologías válidas que pueden ser utilizadas para efectos de la gerencia de proyectos. Lo que siempre debe existir es una metodología consistente y coherente para la gerencia de proyectos.

Por último, queremos llamar la atención sobre el tema conocido en algunos medios como la triple restricción en la gerencia de proyectos: alcance del proyecto, tiempo y costo. La calidad del proyecto se ve afectada por el hecho de balancear estos tres factores. De ahí la importancia de que exista claridad al respecto. La metodología que estaré describiendo siempre tiene presente este tema.

Para comenzar, estaré definiendo gerencia de proyectos; para ello debemos estar de acuerdo en lo que significa proyecto. Existen varias definiciones de lo que es un proyecto, sin embargo considero que, en esencia, es un esfuerzo temporal que contiene un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definidos, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo identificado, tal como un producto o servicio único.

Hago énfasis en la palabra temporal, que quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. Esto no implica que el tiempo de ejecución del proyecto sea corto. Hay proyectos que pueden durar años, así como otros que son muy cortos. Vale la pena aclarar que el término no implica que el objetivo (producto o servicio) alcanzado sea temporal. Muchos proyectos son creados para lograr resultados duraderos, como por ejemplo una iniciativa CRM o la construcción de un monumento.

Adicionalmente, recalco la palabra único, que quiere decir que el producto o servicio es diferente, de alguna manera distintiva, de todos los proyectos o servicios similares realizados dentro de la empresa.

Entonces, teniendo en cuenta lo anterior, la gerencia de proyectos es la planeación, ejecución y evaluación de un proyecto. Según la definición del Project Management Institute en su Guía de los Fundamentos de Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK), la gerencia de proyectos «es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partes interesadas de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de las partes interesadas invariablemente involucra balancear demandas que compiten entre sí, tales como:

• Alcance, tiempo, costo y calidad.
• Partes interesadas con diferentes necesidades y expectativas.
• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

Con lo anterior damos por definido qué es gerencia de proyectos. Continuaré desarrollando el tema de la gerencia de proyectos en los siguientes artículos.

Mind de Colombia es una empresa visionaria que implementa proyectos basados en software de clase mundial, de acuerdo con las necesidades de cada uno de sus clientes. Contamos con metodologías probadas y especializadas para la implementación de proyectos en temas como CRM, SFA, ERP y Planeación de la Demanda.

Adicionalmente ofrecemos servicios de consultoría y seminarios en temas de CRM (gestión de las relaciones con los clientes), SFA (automatización de la fuerza de ventas), KAM (gestión de cuentas clave) y estrategias de fidelización de clientes.

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