¿Cómo subimos información a NetSuite?

Un punto importante dentro de la implementación de un proyecto es determinar la forma en que la información se subirá a nuestro nuevo sistema. Partimos del supuesto de que la calidad de la información es correcta.

Acá nos vamos a ocupar de explicar con qué opciones cuenta NetSuite para subir la información. Primero que todo, el formato utilizado para subir la información es CSV (valores separados por comas). Esta es la forma más común utilizada para transferir un conjunto de datos de otra aplicación a NetSuite. Estos datos pueden adicionar o actualizar varios registros a la vez, evitando la necesidad de ingresar datos de forma manual.

NetSuite provee un asistente para importar, el cual lo va guiando paso a paso a través del proceso. Esto aplica para la mayoría de los archivos CSV. La importación se puede realizar si se cuenta con los permisos necesarios y dependiendo del tipo de dato que se esté subiendo.

El asistente cuenta con 5 opciones:

Scan & Upload CSV File (Escanear y subir archivo CSV)

1. a. Select and import type (Seleccionar tipo de importación): corresponde al tipo de información que se subirá al sistema: contable, empleados, ítems, notas, contactos, clientes, prospectos, proveedores, soporte, transacciones, etc.
2. b. Select a record type for import (Seleccionar tipo de registro para la importación): dependiendo del tipo de import, se selecciona el tipo de dato. Por ejemplo, si como "Import type" tenemos relaciones, en "Record type" se eligen clientes, contactos, prospectos, etc.
3. c. Select a file for import (Seleccionar archivo para importar): se selecciona el archivo o archivos a subir. Si son varios archivos, el asistente provee un botón para el archivo primario y varios botones para relacionar los archivos con el primario.

Si el archivo CSV contiene caracteres incorrectos u otros errores, se despliega un mensaje de error que muestra el tipo y número de errores.

Se puede descargar un archivo ZIP que contiene el archivo CSV con una columna adicional que indica, en cada fila, el error. Si ya no se presentan errores, se puede continuar con el paso 2.

Archivo CSV

Opciones del proceso de importación

Import Options (Opciones de importación)

1. a. Choose data handling for import (Elegir manejo de datos para la importación): se selecciona si se van a realizar adiciones, actualizaciones o ambos procesos.
2. b. Set advanced CSV import options (Establecer opciones avanzadas de importación CSV): parámetros para generación de logs, indicar si se sobrescriben campos faltantes, validar campos obligatorios, etc.

El sistema genera notas que son usadas por NetSuite para hacer seguimiento a cambios de registros, incluyendo las acciones que fueron tomadas, cuando el registro fue modificado y el usuario responsable del cambio. Estas notas son importantes para mantener un completo seguimiento de auditoría.

Opciones de importación

File Mapping: este paso es requerido solamente si se seleccionó importar múltiples archivos.

Field Mapping: se despliegan automáticamente las equivalencias de los campos del archivo CSV con los campos de NetSuite. En el lado izquierdo se muestra la información del archivo CSV y en el lado derecho la información de los campos de NetSuite. Una vez completa la equivalencia se puede continuar con el paso 5. Si el asistente encuentra campos que no tienen equivalencia, aparece un error marcando con una X el registro. Si el asistente encuentra que no se han establecido las equivalencias correctamente, muestra un error. Algunos campos en NetSuite son obligatorios; esto significa que usted debe especificar el valor o la importación no funciona.

Equivalencias archivo CSV vs. NetSuite

Save Mapping & Start Import (Guardar mapeo e iniciar importación): es el último paso, acá se salva el trabajo para correrlo posteriormente si se desea. En este punto hay un vínculo para entrar a ver el progreso de la carga de datos.

El asistente verifica cada paso y no deja continuar con el siguiente paso si se encontraron errores.

Salvar el archivo de equivalencias

Estado del proceso de importación

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