Automatización de la fuerza de ventas en NetSuite (1.ª parte)

En los siguientes artículos vamos a tratar temas específicos de cómo se maneja en NetSuite la automatización de la fuerza de ventas. Lo que incluye temas como: el ciclo de vida desde que se genera un prospecto hasta convertirse en cliente, cómo se manejan los prospectos y contactos, el manejo de oportunidades, la creación de cotizaciones y el cierre de ventas.

Pero antes que todo vamos a entender qué es un prospecto (Lead), prospecto calificado (Prospect) y un cliente (Customer) en NetSuite.

Cuando se importan datos de prospectos, prospectos calificados y clientes en NetSuite, usted los está importando en el registro de clientes. El campo de estado en el registro del cliente define el estado del “Cliente” que está actualmente en el sistema: un cliente puede ser prospecto, prospecto calificado o cliente. Los prospectos pueden convertirse automáticamente en prospectos calificados, y los prospectos calificados pueden convertirse en clientes.

Específicamente

Prospecto (Lead): le permite realizar seguimiento a toda la información que necesita para convertir un prospecto en un cliente. Los prospectos no tienen cotizaciones, oportunidades o transacciones asociadas con ellos. Si se crea una cotización u oportunidad para un prospecto, este se convierte en prospecto calificado. Si usted crea una transacción de venta para un prospecto, el prospecto se convierte en cliente.

Prospecto calificado (Prospect): le permite realizar seguimiento a toda la información que necesita para convertir un prospecto calificado en un cliente. El prospecto calificado no tiene pedidos de venta, facturas, ventas en efectivo u otras transacciones de venta asociadas con él. Sin embargo, puede tener oportunidades y cotizaciones asociadas. Si se crea una transacción de venta para un prospecto calificado, o si se cierra una oportunidad para un prospecto calificado, este se convierte en cliente.

Cliente (Customer): le permite realizar el seguimiento a toda la información de sus clientes actuales.

De acuerdo con lo anterior, vamos a entrar al tema del ciclo de vida de prospecto a cliente.

Ciclo de vida de prospecto a cliente

El ciclo de vida de un prospecto a cliente en NetSuite ocurre de la siguiente manera:

Primero se deben generar los prospectos (Lead). Medios utilizados: entrada de llamadas, llamadas directas, marketing directo, publicidad, relaciones públicas, eventos, ferias, referencias, socios, proveedores, etc.

Los prospectos son asignados a los representantes de ventas. Este es un proceso automático que se realiza mediante la definición de reglas de ventas y territorios de ventas, o pueden ser asignados manualmente por el gerente de ventas.

Los representantes inician su trabajo con los prospectos, donde manejan actividades como programación de reuniones, seguimiento de llamadas, programación de tareas y generación de nuevos contactos. Lo anterior va generando un completo historial del cliente.

Los registros de prospectos están asociados con estados; los estados de los prospectos pueden cambiar de Lead - New a Lead - Qualified o Lead - Dead si los prospectos no están interesados en nuestros productos o servicios. Los prospectos tienen asociada una probabilidad de 0%. La probabilidad se incrementa en la medida que el prospecto se convierte en un prospecto calificado y este en cliente.

Si se tiene habilitada la funcionalidad de manejo de oportunidades en la cuenta de NetSuite y se crea una oportunidad, ocurre la conversión de prospecto (Lead) a prospecto calificado (Prospect). Si no está habilitada la funcionalidad de oportunidades, se debe cambiar de forma manual el estado de Lead a Prospect.

Creada la oportunidad, se pueden manejar una serie de estados que van de la mano de la probabilidad de convertir al prospecto calificado en cliente.

• Oportunidad identificada 10%
• En discusión 20%
• Identificación de tomadores de decisión 30%
• Entrega de Propuesta 50%
• En negociación 75%
• Compra 90%

Los reportes de pronósticos reflejan la situación de avance de la venta.

Cuando la propuesta se convierte en una orden de pedido ocurre la conversión de prospecto a cliente. El estado del cliente pasa a Won - Closed con una probabilidad del 100%.

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