Automatización de la fuerza de ventas en NetSuite: 4.ª parte

Continuando con el tema de automatización de la fuerza de ventas en NetSuite, vamos a tratar el manejo de cotizaciones y el cierre de la venta, que corresponden al tercer y cuarto punto, respectivamente, dentro del ciclo de vida de lead a cliente. Se incluyen temas generales, los diagramas de creación de cotizaciones y el flujo de trabajo de cierre de la venta.

Creando cotizaciones

Como representante de ventas, usted es responsable de trabajar con sus prospectos donde ha identificado una oportunidad y de proveer una cotización que esté basada en la información de la oportunidad.

En NetSuite, usted puede crear una cotización desde el registro de la oportunidad. Esta cotización puede ser impresa o enviada por email a su prospecto para su consideración.

Diagrama de flujo de creación de cotizaciones

El primer paso en la creación de cotizaciones es localizar el registro del prospecto; dentro de ese registro se encuentra asociada la oportunidad. El próximo paso es navegar en la tarjeta de oportunidades y buscar la oportunidad requerida para el prospecto seleccionado y editarla; al realizar esto se despliega la pantalla de la oportunidad.

En el registro de la oportunidad usted puede crear una nueva cotización y trasladar información de la oportunidad a la cotización. Una vez completada y guardada la cotización, ésta queda creada y puesta en consideración del prospecto.

El estado del registro del prospecto se cambia de Prospect-Identified Decision Makers a Prospect-Proposal, con una probabilidad del 50% de que el prospecto se convierta en cliente. Trabajando con el prospecto, usted continúa manejando la oportunidad, donde puede iniciarse una negociación por la cotización entregada; por lo cual se debe cambiar el estado a Prospect-In-Negotiation y la probabilidad aumenta a 75%. Una vez que el prospecto está convencido de que quiere adquirir los productos y servicios, debe cambiar el estado a Prospect-Purchasing con un aumento en la probabilidad al 90% de que se convierta en cliente. La probabilidad no cambia al 100% hasta que el prospecto se convierta en cliente mediante actividades como la creación de un pedido, ventas en efectivo o la generación de una factura.

Ejemplo cotización

La creación de cotizaciones se realiza ingresando a Opportunities-Relationships-Prospects. La página de prospectos se despliega listando todos los prospectos de su cuenta; se edita el prospecto al que se le creará la cotización, se visualiza el detalle de la información del prospecto y en la tarjeta de Sales se pueden añadir nuevas oportunidades o consultar una ya existente; la información de la oportunidad se despliega, y se pueden añadir o borrar ítems.

Luego se selecciona la tarjeta Quotes y se crea la cotización, la cual trae la información de la oportunidad; de igual forma se puede modificar la información y complementar el registro. Una vez grabado, el sistema asigna automáticamente un número de cotización que se puede utilizar para hacer seguimiento. La cotización se puede imprimir o enviar por email. El administrador de NetSuite tiene los permisos para modificar el diseño de impresión y colocar el logo de la compañía.

Para ver un listado completo de las cotizaciones se ingresa a Opportunities-Transactions-Quotes; las cotizaciones se pueden editar, visualizar, imprimir, revisar el estado (Closed, Expired, Open, Processed), los montos, etc.

Alguna información que maneja la cotización:

• Nombre del prospecto
• Número de la cotización
• Status
• Número de la oportunidad a la cual está asociada
• Fecha de expiración
• La información de los ítems a cotizar: cantidad, unidades, precio base, impuesto
• Representante de ventas asignado

Cerrando la venta

Como representante de ventas, usted es responsable de trabajar con sus prospectos que están dispuestos a realizar una compra, tomando la cotización que usted entregó a su prospecto y creando un pedido, realizando un pago en efectivo o generando una factura para cerrar la venta.

Cuando usted crea un pedido, realiza una venta en efectivo o genera una factura con base en una cotización, usted está cerrando la venta y completando el ciclo de vida de lead a cliente. El prospecto (lead) es convertido a cliente.

Diagrama de flujo de cierre de ventas

Para cerrar la venta, debe localizar la cotización y lograr que sea aprobada por el prospecto. Desde el registro de la cotización usted simplemente hace clic en el botón Sales Order para generar el Sales Order; una vez creada y guardada la orden ocurre la conversión de prospecto a cliente. Puede imprimir o enviar por email el Sales Order y, por último, se da cumplimiento al Sales Order al hacer el envío del pedido.

Para localizar la información de la cotización entregada al prospecto, ingrese por Opportunities-Transactions-Quotes. La página de cotizaciones se despliega; tome la opción View, en donde se muestra información detallada de la cotización, como el status, el cual está en Purchasing, y la probabilidad que se encuentra en 90%.

Si se requiere modificar información de los ítems, debe tomar la opción Edit para hacer los cambios; puede imprimirla o enviarla por email. Una vez que la información de la cotización está correcta puede crear el Sales Order con base en la cotización.

Posteriormente se despliega la pantalla del Sales Order en donde la información que trae proviene de la cotización; el sistema genera automáticamente un número para el pedido y lo asocia al número de la oportunidad. Incluye los ítems y las cantidades; todavía tiene la posibilidad de añadir o borrar ítems antes de guardar el pedido.

Una vez que se completa la información del pedido se guarda; se despliega la pantalla del Sales Order y el pedido es creado. La conversión de prospecto a cliente ocurre y el ciclo de vida de lead a cliente se completa. El Sales Order queda marcado como Pending Fulfillment (pendiente de cumplimiento). Puede imprimir o enviar por email el Sales Order a su cliente.

Ejemplo Sales Order enviado por email

Ejemplo de Sales Order en estado Pending Fulfillment

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