Cómo manejo mi calendario desde NetSuite - parte 2

Continuando con el manejo de calendarios desde NetSuite, hoy vamos a explicar cómo se manejan los eventos y cuál es su alcance.

Usted puede crear nuevos eventos y editar los que existen directamente desde la lista de eventos o acceder a ellos a través del calendario.

Un evento puede ser una cita, reunión o cualquier actividad que requiere tiempo para llevarla a cabo y sobre la cual desea llevar control. Cada evento se muestra en el calendario después de ser creado.

Puede invitar a otra persona o a un grupo de personas al evento. Cuando invita, puede enviar un correo con los detalles del evento. Si las personas que usted invita trabajan con usted, el evento aparece en su calendario de NetSuite.

En la página principal de NetSuite, los eventos aparecen el día del evento o puede ver los próximos eventos.

El programador de eventos es conveniente cuando programa un evento para un grupo. Desde su calendario, puede hacer cambios o borrar eventos que usted ya tiene creados.

Cuando crea eventos se maneja información como:

• Nombre del evento
• Sitio donde se realizará
• Fecha, si es todo el día o a determinadas horas
• Si quiere que este evento reserve tiempo durante el día o no
• Tipo de recordatorio que desea manejar; existen tres tipos: ninguno, por email o directamente en el navegador

Ejemplo en navegador

Cada cuánto desea que le recuerde la actividad a realizar

El evento maneja tres estados: completed, confirmed y tentative.

El evento se puede dejar public, private o shows as busy.

Cuenta con espacio para detallar el evento.

Se indican los asistentes al evento, los cuales pueden ser notificados por email. Al seleccionar al asistente, el sistema valida si está disponible para el día y la hora en que se está programando el evento.

Creación de evento

La persona que recibe la invitación al evento puede aceptar la invitación, aceptar y anexar una respuesta, declinar la invitación o declinar y enviar una respuesta. También puede entrar y revisar en detalle la información del evento. En el email enviado aparece toda la información del evento. Este email se envía automáticamente al momento de salvar el evento, siempre y cuando indique que se quiere notificar al asistente a través de un email; en caso contrario no lo envía.

Envío de email

Si el usuario registra un evento para el día en que ya estaba programado otro evento, el sistema muestra que no puede realizar el evento e indica con cuál entra en conflicto.

Evento en conflicto

Se pueden adicionar los recursos, los cuales previamente deben ser definidos, como pueden ser sala del curso o reunión, computadores, tableros, proyector, etc., en donde el sistema valida si está disponible o no.

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