Cómo manejo mi calendario desde NetSuite: parte 1

NetSuite le permite administrar su agenda a través del registro de eventos y la personalización del calendario.

Lo más interesante de este manejo es que todo se realiza a través de Internet, permitiendo que, en línea, los usuarios del sistema validen si disponen de los recursos (proyector, salas, etc.), ver la agenda de nuestros compañeros de trabajo para programar reuniones, y si nos encontramos donde un cliente, proveedor, prospecto, etc., podemos consultar nuestra agenda y la de las demás personas de nuestra empresa a las cuales necesitemos en una reunión.

Lo anterior ahorra tiempo, ya que desde la misma reunión que se esté llevando a cabo se pueden programar llamadas, tareas, eventos, reuniones, reservar recursos y no necesariamente esperar hasta que llegue a su oficina o a su casa y tenga que conectarse al servidor de su empresa (si es que cuenta con los permisos para poder acceder) y organizar sus tareas.

No todo el mundo cuenta con dispositivos para ver en línea esta información, pero normalmente sí existe una conexión a Internet al sitio que usted esté visitando.

Características

Lo primero que se debe realizar es actualizar una serie de parámetros para adaptar el calendario a las necesidades del usuario; dentro de estos parámetros se tienen:

• Definir la zona horaria
• Manejo de la privacidad de su calendario
• Cómo se muestra su calendario a los demás usuarios
• Permisos para compartir su calendario

Cada calendario se crea con un nombre y se dan los permisos para compartir el calendario, estos pueden ser de carácter público, privado o indicar específicamente qué personas pueden acceder al calendario.

Public: esto permite que cada persona en su empresa tenga acceso a su calendario.

Private: esto restringe al personal de su empresa. Usted es la única persona que puede ver los eventos que crea y su calendario.

Define Below: esta opción restringe al personal de su empresa, pero puede seleccionar qué usuarios pueden acceder. Y por cada usuario se puede definir el nivel de acceso, los cuales son:

View: esta persona puede ver eventos que usted marcó como públicos y tiempos que marcó como ocupados.

Edit: esta persona puede ver, cambiar y remover eventos que usted marcó como públicos y ver tiempos ocupados para eventos que usted marcó como ocupados. No puede borrar eventos en su calendario.

Full: esta persona puede ver y editar accesos a eventos públicos en su calendario. Con Full acceso puede borrar eventos en su calendario.

Los eventos que se crean como privados no se muestran en el calendario, incluso a quienes tienen acceso a su calendario. Para dar acceso a los eventos privados, cuando se relaciona qué usuario puede acceder a su calendario también se le indica que puede acceder a estos eventos que son de tipo privados.

Usted puede seleccionar cómo ver su calendario por defecto, ya sea diario, semanal o mensual y en incrementos de cuánto tiempo. Posteriormente lo puede cambiar si así lo desea.

Se puede indicar al sistema que las llamadas y las tareas no reserven tiempo en el calendario. Estas tareas y llamadas que no están reservadas aparecerán de primeras en el día que fueron programadas en el calendario.

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