Refinando el plan de ventas y operaciones (SOP)

Muchas veces, a pesar de haber invertido recursos considerables en el pronóstico, las empresas siguen luchando por mejorar la exactitud. Las consecuencias de la falta de exactitud se ven reflejadas en el inventario (demasiado de la materia prima incorrecta y muy poco de la materia prima correcta), la ineficiencia (márgenes inferiores, gastos más altos) y, en última instancia, clientes infelices.

La ironía es que, aun cuando la gente reconoce que la comunicación regular entre las áreas funcionales del negocio seguramente mejoraría el pronóstico y el funcionamiento en conjunto de la empresa, muchas veces parece que no pueden encontrar el modo de hacerlo. A menudo, cada parte de la empresa funciona con sus propias previsiones y suposiciones sobre adónde va el negocio.

El plan de Ventas y Operaciones (SOP) es un proceso mensual que consiste en una serie de reuniones estructuradas donde las áreas funcionales de la empresa presentan y hablan de sus proyectos y suposiciones (incluyendo proyecciones), usan la inteligencia de mercado disponible y métricas clave de funcionamiento para sincronizar y equilibrar la demanda, el suministro y objetivos financieros. La mayoría de las empresas ya tienen procesos que se acercan a lo que el SOP hace. El problema es que estos procesos tienden a ser incompletos, indocumentados y, a menudo, esporádicos. Una de las ventajas más importantes de SOP es que el proceso formaliza la comunicación y pone en firme los planes de la compañía.

En su artículo Ventas y Planificación de Operaciones, George Palmatier, de Oliver Wight, define SOP como: «una dirección integrada por medio de la cual el equipo ejecutivo continuamente alcanza el foco y la alineación entre todas las funciones de la organización. El proceso ayuda al equipo directivo a entender cómo la empresa alcanzará un correcto nivel de funcionamiento, pero principalmente está enfocado activamente a planear futuras acciones y prever los resultados»

Palmatier también indica que la mejor práctica SOP es la demanda conducida. ¿Esto comienza con la respuesta a qué pasa en nuestro mercado? ¿Qué quieren nuestros clientes comprar? ¿Qué queremos estar preparados para vender? ¿A qué nos estamos comprometiendo a vender? De esta previsión de demanda se desarrollan las prioridades de recursos de suministro y proyectos. Los conflictos entre la demanda y el suministro se resuelven en cada SOP mensual.

Esto da sentido y subraya la importancia del pronóstico y la planeación de la demanda. Nuestras suposiciones de demanda son un conductor clave en el proceso de SOP.

Una cosa importante a anotar en lo que concierne al SOP es que el proceso generalmente envuelve a miembros de diferentes unidades funcionales de la empresa en las reuniones de consenso. Una responsabilidad clave de este equipo es articular y comunicar el acuerdo al interior de sus unidades, de modo que situaciones como:

«La cadena de producción va a estar parada durante tres semanas en agosto por el montaje de un nuevo equipo» «O el Cliente X cambiará su programa de abastecimiento en sus 450 tiendas en el siguiente trimestre». No tomen por sorpresa a los Planificadores de Demanda y Analistas.

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