¿Cómo elegir a una asistente virtual?

Cuando comienzan a buscar, la lista de posibilidades se hace interminable: encuentran secretarias o asistentes virtuales, y tal vez a simple vista todas ofrecen lo mismo; sin embargo, hay tres grandes grupos bien diferenciados:

1. Empresas de secretaria virtual: Estas empresas ofrecen a sus clientes todo tipo de trabajo de una secretaria, incluyendo en muchos casos alquiler de despacho, recepción de llamadas (call center), envío y recepción de correspondencia y fax. La capacitación del personal corre por cuenta de la empresa.
2. Secretarias virtuales: Son emprendedores que, ante la posibilidad de trabajar desde sus casas, optaron por ofrecer los mismos servicios que hace una secretaria, pero a distancia; tienen su propia página web y trabajan en forma individual. Por lo general, la capacitación está relacionada con la experiencia adquirida tras años de trabajo en relación de dependencia.
3. Asistentes virtuales certificadas: (Aquí me incluyo) Son mujeres (en su mayoría) que forman individualmente su propio emprendimiento y que, a su vez, pertenecen a un equipo de trabajo. Antes de iniciar su proyecto se han capacitado y certificado para conocer a fondo las posibilidades de este negocio, logrando así llegar de manera más eficiente a sus clientes, brindando más y mejores resultados.

Una vez finalizado el primer período de capacitación siguen creciendo juntas porque consideran que, si brindan un servicio virtual, las nuevas tecnologías las obligan a mantenerse siempre actualizadas. Trabajar en equipo les permite estar siempre «renovadas» y cuidarse entre ellas, logrando así potenciar sus negocios. La capacitación constante corre por cuenta de la asistente virtual, eligiendo dónde, cuándo y en qué capacitarse concretamente.

¿Cuál de estos tres servicios se adecúa más a las necesidades de su empresa? Indudablemente esto está íntimamente relacionado con el tipo de tareas que está analizando delegar.

En el caso de los emprendedores offline será más útil contar con empresas de secretaria virtual, que cuentan con el equipamiento necesario para atender directamente todas las necesidades de los clientes, desde teléfonos con líneas propias hasta oficinas. Como hemos dicho anteriormente, suelen ofrecer oficina en una determinada zona geográfica.

Cuando se trabaja desde casa y se tienen pequeños trabajos a delegar, como por ejemplo llamadas a proveedores o redactar cartas, una alternativa rentable es contratar una secretaria virtual.

Por último, tanto los emprendedores offline como online que necesitan personal capacitado en las últimas herramientas digitales disponibles en el mercado y piensan delegar no solo pequeñas tareas de oficina, sino implementar nuevas herramientas de emarketing para lograr más y mejores resultados en su emprendimiento, es necesario contratar los servicios de una asistente virtual, porque son servicios más específicos. La ventaja de poder contar con una asistente virtual permanente le permitirá no solo delegar todo tipo de tareas, sino que además será ella quien se encargue de tercerizar las necesidades de los clientes cuando no se cuenta con la especialización correspondiente o con, por ejemplo, oficinas físicas en una zona determinada, ultimando hasta el último detalle.

Ahora bien, se preguntará: las asistentes virtuales son muchas, ¿cómo identifico cuál es la más apropiada para mi negocio?

Comenzaré diciendo que somos más de 150 asistentes virtuales certificadas por Bureau Red; sin embargo, cada una de nosotras tiene su propio emprendimiento y somos mujeres diferentes (aunque con seguridad con las mismas metas), por lo tanto siempre hay alguien que se adecúa más profesionalmente a los servicios que usted está necesitando.

Hace pocos días leí en Twitter la siguiente frase:

“La web 2.0 es de las personas, no de las entidades” (de @escuelatic20)

y realmente no puedo estar más de acuerdo, porque es, sin duda, una gran realidad que hoy el mundo 2.0 está reflejando.

Las personas hoy en Internet se identifican con personas.

La mayoría de las asistentes virtuales contamos con nuestros propios blogs, lo cual habla mucho de nosotras mismas, de nuestros gustos y de nuestra pasión por determinados servicios que ofrecemos.

Las redes sociales (en especial Facebook y Twitter) son una de las mejores herramientas que le servirán para identificarse con una asistente virtual, ya que podrá interactuar con ella, conocer cómo piensa, actúa y cuáles son sus intereses antes de contratar sus servicios, así como también cómo se relaciona con otras personas dentro de la red.

«La confianza ya ganada» o recomendaciones: es una de las maneras más fáciles en las que puedes llegar a tu asistente virtual, porque ya conoces con quién trabaja y puedes obtener un testimonio de una persona que está utilizando los servicios.

Saber identificarse adecuadamente con su futura asistente virtual será el primer paso para lograr delegar eficazmente y obtener más tiempo productivo para su empresa.

¿Cuándo debo contratar a una asistente virtual?

Cuando decide dar el gran salto en su empresa y abocarse únicamente a las tareas productivas, y no utilizar su tiempo para aquellas tareas que le restan tiempo, significa que ha llegado el momento de contratar los servicios de una asistente virtual, quien se encargará de todas aquellas tareas que hoy le impiden llegar a los objetivos que se ha planteado.

Todo empresario tiene sus tiempos y necesidades; sin embargo, coinciden en que no es fácil ocuparse de todas las tareas de su empresa, ya que comienza a afectar las tareas más productivas de su empresa, y le impide pasar tiempo con su familia y amigos, porque indefectiblemente comienza a ocupar todo el tiempo en hacer crecer su negocio.

Todos los días tienen 24 horas; sin embargo, al delegar aquellas tareas que realiza y que son rutinarias y le quitan tiempo valioso, podrá comenzar a organizarse de manera más eficiente, ya que se encontrará más motivado en los momentos en que decide hacer crecer su negocio.

Encontrar un punto medio entre el crecimiento de su negocio y sus relaciones familiares o con amigos es uno de los puntos principales para llegar a sus objetivos. La motivación que nos produce poder disfrutar de agradables momentos mientras su negocio sigue creciendo le permitirá potenciar el tiempo productivo.

¿Cree que ha llegado el momento de hacer crecer su negocio?

Sin duda, solo usted sabe la respuesta a esta pregunta; sin embargo, si ha llegado hasta aquí, es porque hay tareas de las cuales se debe ocupar que son esenciales para su negocio y no son productivas. Por lo tanto, en este momento en que quiere que su negocio comience a crecer, debe tomar decisiones y optar por «echar hacia delante».

Solo es cuestión de estrategia; más tiempo productivo indudablemente será beneficioso en su vida empresarial y personal, ya que quienes deciden delegar tareas comienzan a beneficiarse logrando más y mejores resultados en menos tiempo.

Mi nombre es Fátima Spaini y desde hace años colaboro con emprendedores, brindando servicios administrativos 2.0. Las nuevas tecnologías son mi gran pasión, capacitándome casi a diario para brindarte más y mejores servicios que se ajusten a tus necesidades. Te invito a visitar mi sitio web donde descubrirás soluciones estratégicas que te permitirán optimizar tu tiempo, logrando así más y mejores resultados en tu emprendimiento.

http://secretariavirtualglobal.com/

http://elartededelegar.com/

http://positivas.com.ar/