La gestión documental evita pérdidas de tiempo

¿Qué preocupa a las empresas? ¿Qué preocupa a las entidades? ¿Qué preocupa a las administraciones? ¿Qué sucede hoy en muchas de ellas respecto a la información y la documentación? Les inquieta y preocupa la dificultad de acceder a la documentación importante, la indispensable, por ejemplo, la necesaria para dar respuesta a cualquier requerimiento.

También preocupan las pérdidas de tiempo o las horas que dedica el personal a buscar información o a reelaborar documentos que ya existen, porque no se encuentran. Desasosiega que cuando un empleado deja la empresa o entidad sea prácticamente imposible encontrar los documentos en su ordenador, o que, si no está por cualquier motivo, sea complicado encontrar, por ejemplo, un correo electrónico recibido.

Todo ello se debe a una inexistente o deficiente gestión documental. La necesidad de gestionar la documentación es evidente y responde fundamentalmente:

• al crecimiento exponencial de información (60% cada año como mínimo).
• a la multiplicidad del uso de distintos dispositivos de recepción y de generación de documentos.

Es corriente escuchar o leer que la información que se crea es muy superior a la capacidad de almacenamiento disponible. Esta realidad tiene su comentario al uso en las empresas que se encuentran cada vez más perdidas en la inmensidad de datos y documentos que se acumulan en sus redes locales y ordenadores personales.

No sólo es importante dar con los documentos que crean y reciben; sobre todo necesitan dar sentido a la gran cantidad de datos e información que se encuentra en ellos. Poder acceder a los documentos en el momento en que se necesitan y conservar aquellos a los que deberá accederse en el futuro son elementos claves en el uso y gestión de la información.

La eficiencia de las entidades y su capacidad de integrar la información y la documentación en sus procesos de actividad pasa por que sus documentos estén: accesibles, usables, integrados y actualizados.

En estos momentos de crisis y de dificultades, lo que más demandan las entidades y sus usuarios es la mejora de la eficiencia y, sin una idónea gestión documental, es imposible. No existe posibilidad de aplicar arbitrariamente la gestión de la información y documentación. Se necesita ejecutar y desarrollar sistemas de gestión documental apropiados y en consonancia con las necesidades de cada entidad.

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