Software de gestión documental para pequeñas y medianas empresas: una apuesta de futuro

¿Qué es lo que fundamentalmente las pequeñas y medianas empresas buscan en un software de gestión documental? Que sea seguro, económico, fácil de usar, que tenga un carácter integral y que en un periodo corto de tiempo sea factible el retorno de su inversión. Pero, sobre todo, uno de los requisitos imprescindibles es que se adapte a las necesidades específicas de cada compañía.

Por lo general, el perfil tecnológico de las pequeñas y medianas empresas es bastante bajo a diferencia de lo que ocurre en las grandes compañías, en las que los sistemas de gestión documental constituyen una herramienta básica. En el tejido empresarial de bajo y medio volumen esta tecnología sigue siendo la "gran desconocida", aunque su implantación garantiza un incremento de los ingresos.

Las cifras ponen de manifiesto esta realidad. Un estudio de Gartner Group señala que los documentos consumen hasta el 60% del tiempo de oficina de los empleados y representan hasta el 45% de los costes de mano de obra. Evidentemente, el tiempo empleado en estas tareas mundanas y rutinarias imposibilita a los trabajadores dedicarse a proporcionar ingresos.

En general, las pequeñas empresas son más reacias a adoptar un software de gestión documental porque lo consideran más un gasto que una inversión. Además, la coyuntura socioeconómica conlleva a estos empresarios a pensar más en el día a día que en un futuro a corto o medio plazo. En el caso de las medianas, suele existir un departamento informático que tiene una visión más global, que realiza el papel interno de consultor de sistemas y que atiende a las necesidades de cada unidad de negocio de forma centralizada. Sin duda, los miembros de su personal serán los interlocutores ideales en el proceso de implantación de la nueva tecnología de gestión documental.

Reinventarse o morir

Ante la situación de crisis actual es necesario que las empresas se reinventen y una manera recomendable es hacerlo a través de un asesoramiento experto, que les proporcionará una perspectiva de futuro en un corto o medio plazo de tiempo. Y, fundamentalmente, les mostrará cómo gracias al control que permite un sistema de gestión documental los recursos empresariales pueden ser utilizados de una forma correcta.

Por su parte, las compañías de software y tecnología documental deberían apostar por realizar una "labor evangilizadora" con la intención de mostrar un camino nuevo a las pequeñas y medianas empresas, para que conciban la gestión documental no como un obstáculo, ni desde un punto de vista técnico por su periodo de implementación ni para su personal por la adaptación de sus empleados a la nueva tecnología y sistema de gestión documental, sino como una vía de desarrollo empresarial.

Cada empresa cliente tiene una percepción propia de lo que sería su herramienta ideal respecto a la gestión documental, es decir, sobre las prestaciones concretas que requeriría. Por ese motivo, es preciso que las proveedoras de tecnología de gestión documental se adapten en cada uno de los casos al perfil de cada una de ellas.

Como un todo

Como es evidente, en un primer momento es imprescindible que la empresa cliente recapacite sobre cuáles son sus auténticas necesidades para de este modo determinar cuál podría ser el sistema de gestión documental adecuado. En otras palabras, hay que delimitar la realidad de cada organización en un momento específico, pero teniendo en cuenta la proyección de futuro.

Pensar con perspectiva e involucrar a todos los procesos empresariales y a sus departamentos correspondientes es la clave para determinar qué tipo de tecnología es la adecuada para la empresa cliente. Es decir, si se parte de una concepción global y se consigue integrar al personal en el nuevo proceso de implantación, el éxito estará asegurado.

Una vez estudiada la oferta tecnológica de las empresas proveedoras de software de gestión documental, es recomendable que ambas partes sean flexibles para dejar paso a la innovación y a la improvisación durante el proceso de implantación. En ocasiones, ocurre que se necesitan otro tipo de herramientas de las que en un primer momento la dirección podría tener en mente.

Ante las necesidades, soluciones eficientes

La elección de la correcta solución integral de la gestión documental supondrá una respuesta óptima para toda la organización. Los proveedores de soluciones deben tener una visión global tanto de la situación del mercado como de las necesidades específicas de cada empresa; y, además, en el segmento de las pequeñas y medianas empresas, al no contar con el asesoramiento de un experto propio, es necesario que se ofrezca lo que necesitan y con un coste de adquisición y mantenimiento ajustado a sus requerimientos.

Una opción que se está convirtiendo en una alternativa a la crisis económica para las pequeñas y medianas empresas es la unificación de los servicios gestionados de comunicaciones. De hecho, un estudio de la consultora IDC sobre las previsiones del mercado de colaboración y comunicaciones unificadas (cuyas siglas en inglés son UCC) para el periodo 2010-2015 revela una tendencia que pondrán en práctica este tipo de organizaciones: la externalización de soluciones de comunicaciones unificadas y de colaboración como un servicio, en lugar de gestionarlas in-house, reduciendo así el coste de gestión y mantenimiento de la red. También la tecnología de gestión documental se está adaptando a este nuevo paradigma y sus fabricantes empiezan a ofrecer a las empresas sus sistemas y software de gestión documental como servicios "en la nube".

Empresas citadas: Gartner Group, IDC

Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
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