Software de Gestión Documental para Pequeñas y Medianas Empresas: una Apuesta de Futuro
¿Qué es lo que las pequeñas y medianas empresas buscan en un sistema o software de gestión documental?
Andre Klein
24 de May · 920 palabras.
24 de May · 920 palabras.
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馃晿 Resumen
El software de gestión documental es fundamental para las pequeñas y medianas empresas (PyMEs). Sin embargo, estas empresas requieren un software que sea seguro, económico, fácil de usar, integral y que se adapte a sus necesidades específicas. A diferencia de las grandes compañías, el perfil tecnológico de las PyMEs es bajo, lo que hace que la tecnología de gestión documental sea la "gran desconocida". La falta de implementación de esta tecnología impide a los trabajadores dedicarse a actividades que proporcionen ingresos. Según un estudio del Gartner Group, los documentos consumen hasta el 60% del tiempo de oficina de los empleados y representan hasta el 45% de los costos de mano de obra. Las PyMEs suelen ser más reacias a adoptar software de gestión documental debido a la coyuntura socioeconómica que los obliga a pensar en el día a día en lugar de en un futuro a corto o medio plazo. En el caso de las medianas empresas, suelen tener un departamento informático que tiene una visión más global y que atiende a las necesidades de cada unidad de negocio de forma centralizada. Es recomendable que las empresas se reinventen y acudan a un asesoramiento experto para implementar la tecnología de gestión documental, lo que proporcionará una perspectiva de futuro en un corto o medio plazo.Por lo general, el perfil tecnol贸gico de las peque帽as y medianas empresas es bastante bajo a diferencia de lo que ocurre en las grandes compa帽铆as, en las que los sistemas de gesti贸n documental constituyen una herramienta b谩sica. En el tejido empresarial de bajo y medio volumen esta tecnolog铆a sigue siendo la "gran desconocida", aunque su implantaci贸n garantiza un incremento de los ingresos.
Las cifras ponen de manifiesto esta realidad. Un estudio de Gartner Group se帽ala que los documentos consumen hasta el 60% del tiempo de oficina de los empleados y representan hasta el 45% de los costes de mano de obra. Evidentemente, el tiempo empleado en estas tareas mundanas y rutinarias imposibilita a los trabajadores dedicarse a proporcionar ingresos.
En general, las peque帽as empresas son m谩s reacias a adoptar un software de gesti贸n documental porque lo consideran m谩s un gasto que una inversi贸n. Adem谩s, la coyuntura socio econ贸mica conlleva a estos empresarios a pensar m谩s en el d铆a a d铆a que en un futuro a corto medio plazo. En el caso de las medianas, suele existir un departamento inform谩tico, que tiene una visi贸n m谩s global, que realiza el papel interno de consultor de sistemas y que atiende a las necesidades de cada unidad de negocio de forma centralizada. Sin duda, los miembros de su personal ser谩n los interlocutores ideales en el proceso de implantaci贸n de la nueva tecnolog铆a de gesti贸n documental.
Reinventarse o morir
Ante la situaci贸n de crisis actual es necesario que las empresas se reinventen y una manera recomendable es hacerlo a trav茅s de un asesoramiento experto, que les proporcionar谩 una perspectiva de futuro en un corto-medio plazo de tiempo. Y, fundamentalmente, les mostrar谩 c贸mo gracias al control que permite un sistema de gesti贸n documental los recursos empresariales pueden ser utilizados de una forma correcta.
Por su parte, las compa帽铆as de software y tecnolog铆a documental deber铆an apostar por realizar una "labor evangilizadora" con la intenci贸n de mostrar un camino nuevo a las peque帽as y medianas empresas, para que conciban la gesti贸n documental no como un obst谩culo, ni desde un punto de vista t茅cnico por su periodo de implementaci贸n ni para su personal por la adaptaci贸n de sus empleados a la nueva tecnolog铆a y sistema de gesti贸n documental, sino con una v铆a de desarrollo empresarial.
Cada empresa cliente tiene una percepci贸n propia de lo que ser铆a su herramienta ideal respecto a la gesti贸n documental, es decir, sobre las prestaciones concretas que requerir铆a. Por ese motivo, es preciso que las proveedoras de tecnolog铆a de gesti贸n documental se adapten en cada uno de los casos al perfil de cada una de ellas.
Como un todo
Como es evidente en un primer momento es imprescindible que la empresa cliente recapacite sobre cu谩les son sus aut茅nticas necesidades para de este modo determinar cu谩l podr铆a ser el sistema de gesti贸n documental adecuado. En otras palabras, hay que delimitar la realidad de cada organizaci贸n en un momento espec铆fico, pero teniendo en cuenta la proyecci贸n de futuro.
Pensar con perspectiva e involucrar a todos los procesos empresariales y sus departamentos correspondiente es la clave para determinar qu茅 tipo de tecnolog铆a es la adecuada para la empresa cliente. Es decir, si se parte de una concepci贸n global y se consigue integrar al personal en el nuevo proceso de implantaci贸n el 茅xito estar谩 asegurado.
Una vez estudiada la oferta tecnol贸gica de las empresas proveedoras de software de gesti贸n documental, es recomendable que ambas partes sean flexibles para dejar paso a la innovaci贸n y a la improvisaci贸n durante el proceso de implantaci贸n. En ocasiones, ocurre que se necesitan otro tipo de herramientas de las que en un primer momento la direcci贸n podr铆a tener en mente.
Ante las necesidades, soluciones eficientes
La elecci贸n de la correcta soluci贸n integral de la gesti贸n documental supondr谩 una respuesta 贸ptima para toda la organizaci贸n. Los proveedores de soluciones deben tener una visi贸n global tanto de la situaci贸n del mercado como de las necesidades espec铆ficas de cada empresa; y, adem谩s, en el segmento de las peque帽as y medianas empresas al no contar con el asesoramiento de un experto propio es necesario que se ofrezca lo que necesita y con un coste de adquisici贸n y mantenimiento ajustado a sus requerimientos.
Una opci贸n que se est谩 convirtiendo en una alternativa a la crisis econ贸mica para las peque帽as y medianas empresas es la unificaci贸n de los servicios gestionados de comunicaciones. De hecho, un estudio de la consultora IDC sobre las previsiones sobre el mercado de colaboraci贸n y comunicaciones unificadas (cuyas siglas en ingl茅s son UCC) para el periodo 2010-2015 revela una tendencia que pondr谩n en pr谩ctica este tipo de organizaciones: la externalizaci贸n soluciones de comunicaciones unificadas y de colaboraci贸n como un servicio, en lugar de gestionarlas in-house, reduciendo as铆 el coste de gesti贸n y mantenimiento de la red. Tambi茅n la tecnolog铆a de gesti贸n documental se est谩 adaptando a este nuevo paradigma y sus fabricantes y empiezan a ofrecer a las empresas sus sistemas y software de gesti贸n documental como servicios "en la nube".
Empresas citadas: Gartner Group, IDC
聽Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
http://www.docpath.com