Los sistemas de gestión documental facilitan la adaptación tras una fusión empresarial

Las fusiones empresariales suelen venir precedidas por rumores, lo que se puede traducir en periodos de incertidumbre para los trabajadores. En el mejor de los casos, aunque no conlleve una pérdida de empleo sí que ocasiona modificaciones importantes como por ejemplo el cambio de un responsable, de compañeros, de las condiciones laborales e, incluso, de las herramientas tecnológicas.

La mayoría de las empresas que participa en un proceso de este tipo no planifica una buena comunicación con la plantilla y, como resultado, los empleados preocupados no saben a qué atenerse. Además, la compañía corre el peligro de que algunos de sus trabajadores comiencen a buscar otras oportunidades en la competencia, con lo que se perdería un valioso capital humano, que ha sido formado por la organización probablemente durante años.

Algunos estudios apuntan a que la desconfianza de los directivos de las empresas es una de las causas principales por las que en el año 2011 se paralizaron algunas fusiones, situación que afectó en mayor medida a la zona euro. Por un lado, es obvio el recelo que se ha generado entre inversores y ejecutivos y que afecta a la decisión de realizar estas complejas transacciones. Y por otro, esa suspicacia afecta gravemente a la financiación con deuda externa, porque además los bancos cada vez son más estrictos para conceder un crédito.

Una vez superada la fase inicial de los reajustes, llega la hora de la verdad en la que los nuevos departamentos deben volver a establecer sus procedimientos de trabajo, así como la repartición de las tareas. En este punto, es donde tienen un gran protagonismo los software de gestión documental, porque aportan una solidez y una continuidad a la producción empresarial.

Vuelta a la tranquilidad

La normalidad ansiada, ante la nueva situación de incertidumbre propiciada por una fusión, será más fácil de conseguir si se continúa utilizando la misma herramienta tecnológica de una o de alguna(s) de la(s) empresa(s) adherida(s), y probablemente todo será más sencillo si al menos una de ellas usaba ya entornos virtualizados. Por otra parte, los sistemas de gestión documental favorecen en estos casos a que la nueva organización tenga acceso a los recursos compartidos y a la información completa; que los documentos de negocio se unifiquen; que se reduzcan los tiempos de respuesta y se aceleren los procesos; así como, también, contribuyen a establecer la nueva identidad corporativa tanto de cara al exterior como al interior para los desconcertados trabajadores.

La conservación íntegra de los datos es otro de los aspectos fundamentales en los que los sistemas de gestión documental contribuyen positivamente para asegurar tanto el mantenimiento de la información como la confidencialidad de la misma. Evitar la pérdida de documentos previene la duplicidad del trabajo y favorece la adaptación a la nueva situación porque permite adaptarse a los plazos empresariales establecidos.

Además, controlar qué usuarios o departamentos están autorizados a utilizar determinada información es función fundamental de los sistemas de gestión documental que implica que sólo algunas personas conozcan la situación real en la que se encuentra un proyecto tanto dentro o fuera de la oficina, gracias a los dispositivos móviles.

Cómo hacer frente a los riesgos empresariales

Cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño, debería contemplar que el riesgo tecnológico puede estar presente en todos sus procesos productivos. Evidentemente, cuanto mayor sea su volumen más repercusión tendrá tanto en los aspectos estructurales como en los económicos.

Una fusión es una buena oportunidad para que las compañías incorporen a su organización una estrategia empresarial enfocada a la prevención de riesgos tecnológicos. Aunque sería conveniente que todo tipo de organización contemplara la existencia de este tipo de departamentos desde su creación.

Según el Estudio Global de Riesgos de TI, realizado por IBM y The Economist, en general las empresas no están lo suficientemente preparadas para afrontar los riesgos y tan solo la mitad de las encuestadas dispone de un departamento de Gestión de Riesgos. De hecho, aún se perciben los riesgos de TI como una situación únicamente exclusiva de las TI sin darse cuenta de que forman parte de todo el entramado de riesgos y por tanto de la organización.

Aunque cada vez se percibe un mayor interés por la gestión de este tipo de riesgos empresariales, que en mayor medida viene motivada por la legislación existente al respecto, todavía es necesaria una mayor integración, para que se afiance en las empresas la idea de que la TI está al mismo nivel que la producción.

Hay que asegurarse de que toda compañía tenga en cuenta las TI desde el primer momento y no al final cuando ya se haya producido algún percance. Es decir, es necesario contemplar la estrategia de riesgos como una estrategia empresarial y no aislada del resto de los departamentos ni de los demás aspectos concebidos como potencialmente peligrosos.

En este aspecto, aún queda camino por recorrer y es necesario que las directivas de las empresas sean conscientes de que los riesgos TI tienen que estar situados en la primera línea. Por su parte, los fabricantes de software de tecnología documental, y en particular los de sistemas de gestión documental, deben asumir su papel para ayudar a estas organizaciones a entender los riesgos reales de TI a los que se pueden enfrentar. Es decir, ayudarles a comprender el valor de TI y el valor de los distintos componentes de la arquitectura global de la compañía; y cuál es el momento adecuado para transformar su arquitectura en caso de que suceda algo. En definitiva, se trata de ayudar a los clientes a entender y a mitigar algunos de los riesgos tecnológicos.

Julio A. Olivares

Presidente y fundador de DocPath

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Software de Gestión Documental