Caso Freedom Furniture

Freedom Furniture hace parte del grupo australiano Freedom, del cual forman parte marcas como Bay Swiss y Capt'n Snooze. En general, el grupo tiene 236 tiendas especializadas en la venta de diferentes marcas, 4 plantas de manufactura, ventas por encima de los US$ 900 millones y siete centros de distribución. Forecast Pro se utiliza para pronosticar las ventas generadas por las 60 tiendas de Freedom Furniture.

Hepke Poutsma, planeador senior de productos para el hogar, es responsable de pronosticar cerca de 5000 productos que pertenecen a esta clasificación, vendidos a través de las 60 tiendas de Freedom Furniture en Australia y Nueva Zelanda. Él describe cómo han logrado dinamizar su proceso de pronóstico.

Como muchas compañías, Freedom Furniture utilizaba hojas de cálculo para elaborar sus pronósticos. Excel es una herramienta amigable y flexible; sin embargo, es susceptible a los errores humanos asociados al uso de este tipo de herramientas. Estos errores estaban afectando el resultado final del pronóstico en Freedom. Uno de los principales inconvenientes es que, debido al volumen de información que se maneja, las hojas de cálculo diseñadas para obtener el pronóstico adquirían dimensiones inmanejables para cualquier usuario, consumiendo tiempo valioso. Además, por el tamaño de los archivos, la construcción de gráficos para detectar patrones se hacía imposible.

Las ventas de la compañía son altamente estacionales y continuamente se introducían nuevos productos que se ajustaban a las preferencias de sus clientes. Muchos de esos productos no tenían una larga trayectoria, e incluso, en muchos casos, menos de dos años, lo cual dificultaba a cualquier herramienta identificar patrones de estacionalidad solo con la información del producto. Por lo tanto, la compañía no solo necesitaba una herramienta que identificara patrones estacionales, sino también que pudiera aplicárselos a productos con una historia limitada (menos de 2 años).

Las ventas en las tiendas están altamente influenciadas por promociones; por ello, la capacidad de medir el impacto de este tipo de eventos era un requisito vital al seleccionar una herramienta de pronóstico. Debido a la complejidad del proceso de pronóstico de Freedom, era necesario contar con una herramienta de fácil uso y flexible en su configuración.

La decisión de realizar una prueba con Forecast Pro antes de implementar totalmente la herramienta le permitió a Freedom decidir qué tareas del proceso agregaban realmente valor y estructurar el proceso de pronóstico de una manera más eficaz y eficiente. Además, les permitió comparar los resultados obtenidos con la herramienta frente a los de las hojas de Excel que venían utilizando, obteniendo mejores resultados con Forecast Pro en la mayoría de las referencias pronosticadas.

En esta etapa de pruebas, Freedom prestó especial atención a cómo se pronosticaban los nuevos productos, lo cual era una tarea bastante crítica y requería un alto grado de experticia en el tema. Sin embargo, el software ayudó a Freedom mediante la aplicación de patrones de estacionalidad adecuados al producto y permitió a la compañía poner en práctica un ciclo de pronóstico semanal, de modo que podía reaccionar más rápidamente si las ventas eran muy diferentes a lo pronosticado.

Después de 4 meses de haber salido al mercado, los nuevos productos eran asociados a productos ya existentes, los cuales eran pronosticados mensualmente.

Freedom, con la ayuda de Forecast Pro, logró implementar un nuevo proceso de pronóstico con buenos resultados visibles en las áreas de inventarios y de servicio al cliente. El proceso permitió a los planeadores dedicar más tiempo a la revisión de los pronósticos e identificar aquellos que requerían un mayor nivel de atención. La representación gráfica, tanto de la historia como del pronóstico, también tuvo un impacto significativo en la eficiencia del proceso de análisis de los planeadores.

En un ambiente de negocios tan competitivo como el actual, contar con una herramienta de pronóstico es primordial en muchas compañías; no obstante, son herramientas y en ningún caso pueden reemplazar la inteligencia humana. Los patrones en la demanda futura no siempre siguen los de la demanda pasada. Los buenos pronósticos son el resultado de aplicar técnicas cuantitativas en combinación con el conocimiento que las empresas tienen de sus productos y del mercado en el que se desarrollan. De hecho, si se desea dinamizar el proceso de pronóstico, contar con un buen equipo de trabajo es un requisito ineludible, concluye Hepke.

Identificar la necesidad es solo el primer paso; también se debe tener claro que estas necesidades se comprenden dentro de la organización, especialmente si se va a realizar una inversión en una herramienta de pronóstico. Hay muchas historias de horror sobre implementaciones fallidas; por ello, si usted necesita estar seguro de que una herramienta reúne todos sus requerimientos, le sugerimos realizar una prueba piloto antes de dar el siguiente paso.

Recuerde, sin embargo, que invertir en una herramienta de pronóstico es solo el comienzo; también necesitará diseñar una estructura de pronóstico adecuada para luego implementar su proceso de pronóstico.

Por encima de todo, usted necesitará definir claramente responsabilidades, competencias, personal motivado y trabajo en equipo eficaz para cosechar los beneficios generados por un buen pronóstico.

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