Caso Cardinal Health

Cardinal Health está dedicada al suministro de bienes y servicios de distribución para más de 800 clientes de la industria hospitalaria desde sus 4 centros de distribución en Australia.

Debido a la naturaleza de sus productos, el nivel de servicio a sus clientes debe ser muy alto en cuanto al tiempo y las cantidades ordenadas, de hecho en muchas ocasiones con tiempos de entrega muy cortos de hasta un día. Según explica Tony Johnson, gerente logístico de Cardinal Health para Australia y Nueva Zelanda.

Adicional a esto muchos de los productos que se suministran son importados, tienen plazos de entrega de mínimo tres meses y características físicas (livianos pero voluminosos), que hacen completamente inviable su envío por vía aérea dado el elevado costo.

Su rango de productos comprende más de 700 embalajes esterilizados, los cuales son made-to-stock según las especificaciones del cliente. Estos productos son manufacturados en Sídney de donde son importados y luego almacenados localmente en uno de los cuatro centros de distribución según la proximidad del cliente donde se necesiten. Los requerimientos de pronóstico son relativamente simples dado que solo se necesita pronosticar en un nivel dentro de la cadena de suministro. Sin embargo es imperativo que el nivel de exactitud en el pronóstico sea muy alto dadas las características propias del sector, pues una rotura de inventario en este tipo de productos es inaceptable.

Dentro de la operación también se importan más de 800 productos finales, los cuales son almacenados en todos los centros de distribución. En este punto los requerimientos del pronóstico se vuelven un poco más complejos ya que se necesita pronosticar las ventas de cada producto por centro de distribución y así decidir la cantidad de producto a comprar a nivel consolidado y la cantidad de producto a almacenar en cada uno de los C.Ds.

Por último hay más de 300 productos los cuales son generalmente enviados directamente al cliente; estos productos son comprados solamente contra la orden del cliente.

La herramienta inicial de pronóstico usada por Cardinal Health fue la hoja de cálculo. Este tipo de herramienta es bastante flexible y amigable para el usuario; sin embargo, para Cardinal Health fue evidente que el uso de hojas de cálculo tenía grandes deficiencias con respecto al pronóstico. Una de ellas es que son altamente propensas al error humano.

Cuando Cardinal Health se separó de Baxter Healthcare debió adquirir su propio sistema ERP, el cual ofrecía su propio módulo de pronósticos pero con serias limitaciones en relación con los requerimientos de Cardinal Health. Por ejemplo este no podía realizar pronósticos en múltiples niveles por ejemplo por almacén y a nivel consolidado, un requerimiento fundamental para los productos importados que maneja Cardinal Health. Otra limitante es que solo podían manejar un modelo muy simple de pronóstico para todos los productos, el cual trabajaba bien para los embalajes esterilizados pero no para sus productos importados.

También gran parte de sus negocios se manejan a través de ofertas; entonces se necesita la capacidad de modificar el pronóstico para cubrir la probabilidad de que se presenten incrementos o caídas de la demanda en el futuro. El módulo de pronóstico del ERP tenía la capacidad de realizar modificaciones básicas del pronóstico; sin embargo estas se perdían cada vez que el pronóstico se actualizaba, dando como resultado la pérdida de gran cantidad del tiempo invertido en estas modificaciones e incrementando el nivel de frustración de quienes lo realizaban.

Como resultado se obtenía un pronóstico inexacto y poco confiable cuyas consecuencias fueron altos niveles de inventarios, productos agotados, bajo nivel de productividad, altos costos y un pobre nivel de servicio. Necesariamente había que tomar medidas al respecto.

Se empezaron a evaluar diferentes herramientas en el mercado que permitieran elevar la exactitud del pronóstico y cubrir los requerimientos específicos de Cardinal Health.

• Pronósticos en múltiples niveles. Actualmente se usan tres niveles: producto-país-almacén, pero se requiere poder manejar más niveles como territorio, cliente, etc.
• Contar con una amplia variedad de modelos que permita usar el modelo que más se ajusta a las características de los datos.
• Capacidad para guardar modificaciones, las cuales se realizan en múltiples niveles y tienen múltiples métodos de aplicación, por ejemplo valores absolutos, incrementos en valores y porcentajes que se reasignen después de que el pronóstico ha sido actualizado.
• Facilidad y flexibilidad en el formato de datos de entrada para construir múltiples niveles.
• Facilidad para proveer los resultados en diferentes formatos.
• Facilidad de uso y configuración que permita acelerar el aprendizaje.

Pero el requerimiento principal era tener una herramienta probada de bajo costo. En este punto Cardinal Health encontró Forecast Pro. Una herramienta la cual reunía todos los requerimientos con un costo por debajo de los US$ 10.000. Forecast Pro solo toma un par de días de entrenamiento y un par de meses en su implementación.

Sin embargo, tener la herramienta adecuada es solo el comienzo. Forecast Pro ayudó a disminuir el error humano ocasionado por el uso de hojas de cálculo y también ayudó a superar las limitaciones estadísticas del módulo del ERP. Pero, a pesar de ello, aún era necesario entender claramente los requerimientos de Cardinal Health, diseñar una estructura y un proceso efectivo de pronóstico, asegurar que los datos que alimentarían este proceso eran confiables y relevantes y, por encima de todo, se necesitaba definir responsabilidades y que los miembros entendieran que el pronóstico es un esfuerzo de conjunto y no una actividad individual.

Después de 18 meses de haber implementado un proceso de pronóstico efectivo y Forecast Pro, Cardinal Health ha alcanzado reducciones significativas en los costos de envío (por encima de 22%). Se logró aumentar la rotación de inventario en un 10%; también se logró reducir los costos de almacenamiento y aumentar el nivel de servicio, pasando de 100 ítems en backorder a solamente 5 en la actualidad. Concluye Tony Johnson.

En la tercera y última entrega de la serie estudiaremos el caso de Freedom furniture, una empresa dedicada a la comercialización masiva de productos y servicios.

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