Documentos electrónicos y la impresión en internet es responsabilidad conjunta de consumidores y empresas

¿Cuántas veces al abrir el buzón de casa hemos pensado que se envían demasiadas cartas comerciales? El cambio climático está en la mente de todos y, en muchas ocasiones, este exceso de papel puede preocupar a los consumidores por la incertidumbre que supone no conocer con exactitud la esperanza de vida de los recursos naturales de la Tierra.

Cada día, los ciudadanos recibimos constantemente mensajes sobre la importancia de reciclar ya sea en los medios de comunicación o en las campañas publicitarias de las Administraciones Públicas. Aunque en las últimas décadas los españoles nos hemos concienciado en esta práctica, la cifra global obtenida aún no es suficiente. Desgraciadamente, el buen hacer de unos se ve eclipsado por la falta de concienciación de otros tantos, que continúan haciendo caso omiso a los problemas que nos ocasiona, y ocasionará en un futuro muy cercano, el temido cambio climático.

Según un informe correspondiente al primer trimestre de 2011 publicado por Eurostat, la oficina estadística comunitaria, España está por debajo de la media de la Unión Europea en cuanto a reciclaje de basuras pese a que genera más que el promedio del conjunto de los 27 Estados miembros. Concretamente, cada español produce al año 547 kilos de basura, de los que solo se reciclan 82. Más de la mitad del total (52%) acaba en vertederos.

Y es que no basta que el esfuerzo se haga únicamente desde las Administraciones Públicas, sino que es necesario que cada uno de nosotros, en la medida de sus posibilidades, intente convertirse en una persona más sostenible.

A pesar de los desalentadores datos, hay un aspecto positivo y es que nuestro país redujo en cinco puntos porcentuales el volumen de desechos que envía al vertedero en comparación con los datos del año anterior. También se ve la luz al final del túnel al conocer la noticia de que España es uno de los países que lidera el reciclaje de envases de Tetra Pak a escala mundial. Entonces, la pregunta es ¿por qué somos sostenibles con unos desechos y con otros no?

El turno de las empresas

Centrándonos en el reciclaje del papel por parte de las empresas, por todos es sabido que, tan solo con aplicar el sentido común se reduciría un gran número de impresiones. Enviar a imprimir solamente lo necesario, utilizar las dos caras de una hoja y emplear papel reciclado son algunos de los consejos más sencillos que se pueden llevar a cabo.

Por otro lado, desde la dirección también se pueden tomar medidas con las que, además de convertir a la compañía en más ecológica, también repercutan en el ahorro de costes. Éstas son: la implantación de un sistema de control de la impresión para monitorizar los documentos que se imprimen; la utilización de un software que permita procesar de forma electrónica todo tipo de documentos; el uso de equipos todo en uno capaces de imprimir, copiar, escanear, enviar y recibir documentos electrónicos por e-mail, con los que se reducen los costes y se rebaja el consumo energético; y la apuesta por la eFactura, que tiene la misma validez legal que la tradicional y facilita una mayor agilidad y reduce los tiempos de respuesta de cara a sus clientes.

Muchas empresas han optado por esta posibilidad, de manera que el usuario puede consultar sus facturas de dos formas: a través del envío de esta documentación por e-mail o consultando en la web de la compañía mediante unas claves, como es el caso de muchas operadoras de telefonía móvil. Así el usuario puede consultar sus facturas online e imprimirlas directamente desde Internet, si hace falta. Los beneficios directos de esta práctica de consulta e impresión desde Internet son que se consigue una comunicación inmediata con el cliente, un ahorro considerable en la gestión y en el personal administrativo y la no necesidad de destruir los documentos. Para el usuario, consultar sus facturas en Internet resulta cómodo y la búsqueda desde la web es mucho más sencilla que entre pilas de papel.

Respecto a la seguridad de esta información, el formato generalmente utilizado para enviar las e-facturas es .pdf, que es un tipo de archivo estándar para poder crear documentos electrónicos que pueden ser firmados para asegurar que no sean modificados. Es decir, el emisor tiene la certeza de que el receptor no va a poder alterar, manipular o rectificarlas.

Consumidores concienciados

Por nuestra parte, los consumidores en casa también podemos aplicar el sentido común y utilizar solo el papel que sea estrictamente necesario, reciclar todo el que desechemos y acostumbrarnos a guardar la documentación digitalmente, con la misma lógica operativa que utilizaríamos en una oficina, y, si es necesario imprimirla, hacerlo con papel reciclado.

En general los usuarios de las empresas de los principales servicios de abastecimiento doméstico - luz, agua, teléfono, gas, etc. - desconfían de las facturas electrónicas, pero hay que recordar que las facturas y extractos electrónicos tienen la misma validez legal que las de papel, con la ventaja de no tener que almacenarlas; poder recibir un aviso por e-mail en cuanto estén disponibles; tener la certeza de que no se perderán; acceder a ellas en cualquier lugar y momento e imprimirlas desde Internet; y, por qué no, con la tranquilidad de no tener que dar explicaciones a nadie sobre determinados gastos.

Además, es interesante tener en cuenta que el ahorro que supone para una compañía ese volumen masivo de papel, con sus correspondientes gestiones como la impresión, el ensobrado y el envío postal, puede trasladarse a los clientes o reinvertirse en la empresa para, por ejemplo, ofrecer promociones especiales disponibles únicamente para sus clientes más sostenibles.

En resumen, aunque sean las empresas las primeras que deben ofrecer a los usuarios opciones para acceder a sus documentos, como facturas y extractos en forma electrónica, los responsables últimos para que esta iniciativa tenga éxito son los usuarios finales, todavía reticentes a adoptar las opciones de descarga e impresión desde Internet.

Publicado por Andre Klein en nombre de Julio A. Olivares

Presidente y fundador de DocPath Document Software

Web: http://www.docpath.com/es/

Software de gestión documental: http://www.docpath.com/es/document-software-systems-solutions.aspx

Sistema de control de impresión: http://www.docpath.com/es/PennCentral-document-print-control.aspx

Generar e imprimir documentos desde Internet: http://www.docpath.com/es/internet-documents-generation.aspx

Fuentes: Eurostat