Ilustración de lo que significa un sistema de información

La administración de datos se utiliza por lo general para operar las funciones contables requeridas por una empresa, incluyendo facturación, control de inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, planillas, activos fijos y mayor general.

El sistema debe ser capaz de emitir órdenes de compra, organizar las órdenes de procesos de inventarios, administrar y controlar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Debe ser capaz, además, de automatizar las planillas, registros y depreciación de activos fijos, llevar control presupuestario y emitir balance de comprobación, estados de resultados y el balance general.

Como la mayoría de los datos de las empresas se generan por medio de órdenes de compra, emisión de facturas, cheques y, en general, documentación contable, de esta se puede obtener gran cantidad de información para generar reportes de resultados de ventas y proyecciones, ya sea por vendedor, sector o cliente.

Una abundante información proveniente de los datos contables puede servir para las decisiones de mercadeo y ventas de las empresas.

Algunas características que se consideran en todos los programas contables son:

Facturación: Debe permitir la automatización del proceso de ventas, emitiendo las facturas. Los precios, impuestos y otros cargos especiales deben calcularse automáticamente.

Control de inventarios: A partir de la emisión de la factura, los inventarios deben poder actualizarse automáticamente.

Cuentas por cobrar: A partir de la emisión de facturas, en caso de ser a crédito, el sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de cuentas por cobrar. El sistema debe emitir estados de cuenta a clientes, estados de antigüedad de saldos por cliente y totales.

Cuentas por pagar: Organizar y automatizar el proceso de cuentas por pagar es función de todo sistema contable mecanizado. Debe estar preparado de tal manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovechar descuentos por pronto pago.

Planillas: Un módulo de planillas debe calcular automáticamente las deducciones de seguro social, impuesto sobre la renta, deducciones de préstamos, etc. Debe además llevar registros completos de los empleados, con fecha de ingreso, estado civil, cargas y otros datos requeridos por la legislación.

Activos fijos: Este módulo debe hacer los cálculos periódicos de depreciación de todos los activos fijos: maquinaria y equipos, terrenos, edificios, mobiliario y equipo. Una vez ingresados los activos, fecha de compra y su valor inicial, el sistema debe estar preparado para automatizar los cálculos de depreciación utilizando alguno de los métodos aceptados contablemente.

Mayor general: Esta es la parte central de todo sistema contable. Debe automatizar el proceso contable, desde el ingreso de transacciones individuales hasta la producción instantánea de los estados financieros: balance general, balance de comprobación y estados de resultados.

Para que un ERP sea verdaderamente útil, debe automatizar completamente la administración de datos de una empresa, además de los procesos contables.

Los diferentes módulos de un software contable eficiente permiten obtener numerosos reportes, dando a los gerentes la información necesaria para la toma de decisiones. De allí la importancia de contar con ellos en toda empresa.