Aspectos necesarios de un sistema contable

A primera vista, podría parecer que todo software de contabilidad es más o menos lo mismo, ofreciendo cuentas por cobrar, libro mayor, cuentas por pagar, facturación y una variedad de otros componentes estándar. Sin embargo, más allá de estos atributos principales se encuentran docenas de otras características, que cubren una amplia gama de funciones y servicios. Algunas de estas características pueden considerarse indispensables. Muchas otras, sin embargo, son de utilidad marginal o nada más que trucos de marketing.

1. Presentación de informes y análisis de datos: La información es poder en el desafiante entorno de negocios actual. Es por eso que cualquier programa de contabilidad a evaluar debe contar con capacidades robustas de información y análisis. Además de ayudar a los usuarios a obtener una perspectiva de importantes actividades financieras, las funciones de informes y análisis de datos ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria. La Ley Sarbanes-Oxley, el Acuerdo de Basilea II y otras normas regulatorias estrictas ejercen una presión creciente sobre las empresas y los directores financieros para asegurar la precisión y la puntualidad de la información financiera publicada.
2. Gráficos: La contabilidad es una actividad centrada en números. Sin embargo, los gráficos y otros formatos ilustrativos son una poderosa herramienta que puede utilizarse para presentar las tendencias y otros conceptos de una manera que los números por sí solos no pueden transmitir.
3. Automatización: Para muchas empresas, el apoyo a las operaciones contables simples y las tareas básicas de gestión financiera no es suficiente. Muchas compañías requieren la automatización total de los gastos de los empleados, nóminas y hojas de tiempo, la empresa y presupuestos de los departamentos, las solicitudes de compra y otras actividades financieras complejas.
4. Actualizaciones automáticas: Usar software de contabilidad desactualizado es como comer alimentos cuya fecha de caducidad ha pasado: una propuesta arriesgada que podría provocar náuseas. Las leyes fiscales, las regulaciones y las prácticas financieras cambian con el tiempo, por lo que es imprescindible utilizar software que se actualice rápidamente y de forma transparente para el usuario.
5. Personalización: Lo más probable es que ningún software de contabilidad corresponda exactamente con las necesidades de su negocio. Es por eso que usted debe buscar un producto que permita la fácil personalización de las declaraciones, formularios, informes, pantallas, sistemas de ayuda y otras facetas del programa.
6. Conectividad a Internet: Dado que todo se mueve hacia Internet, es lógico que el software de contabilidad siga esa tendencia. Es por eso que usted querrá asegurarse de que cualquier software de contabilidad que tenga en cuenta tenga la capacidad de enviar y recibir documentos digitales y manejar las transferencias electrónicas de fondos.
7. Interoperabilidad: Los datos introducidos en el software de contabilidad pueden resultar más productivos si se utilizan en aplicaciones del negocio distintas, como recursos humanos, ventas, transporte y otros sectores empresariales clave. Asimismo, puede que desee que su programa de contabilidad acceda a información procedente de otros productos de software. Por eso conviene comprobar la capacidad de un programa de contabilidad para interoperar con otros programas antes de decidir si comprarlo.
8. Escalabilidad: Con mucho trabajo, y tal vez un poco de suerte, su negocio será más grande y más próspero en los próximos años. ¿Su software de contabilidad será capaz de mantener el ritmo? Busque un producto que se adapte o que pueda actualizarse fácilmente para dar cabida a un número creciente de usuarios y a una mayor cantidad de datos y transacciones financieras. Pregunte a los proveedores acerca de los límites de sus programas en estas áreas.
9. Capacidad de expansión: Su negocio puede crecer en alcance además de en tamaño. El proveedor del programa de contabilidad debe ofrecer módulos adicionales que permitan a los clientes ampliar las capacidades de su producto o una ruta de migración a un entorno ERP completo.
10. Seguridad: Su negocio depende de su software de contabilidad para su propia existencia. Si los datos se pierden o son manipulados, se puede perder tiempo, dinero y secretos comerciales (como las cifras de ventas o los datos de beneficio) y, si el daño es lo suficientemente grave, la empresa puede verse gravemente afectada.

Cualquier vendedor debe ser capaz de ofrecerle un software contable ideal a sus necesidades, incorporando características de erp seguras, así como explicar cómo el producto puede encajar con su empresa y con todas las garantías