La administración pública evoluciona a través de las TIC

El 1 de enero de 2010 entró en vigor e-Administración, una fecha clave en la que se materializó el trabajo de cuatro años de estudio, desarrollo e implantación de tecnologías de la información y la comunicación; un esfuerzo importante que están llevando a cabo tanto las administraciones públicas como las empresas que están creando las soluciones y aplicaciones electrónicas.

Esta reconversión, adaptación y burocratización electrónica supone un lento e intenso proceso; pasos de gigante que la administración, consciente del reto que supone, está abordando desde los cimientos, partiendo de un cambio de mentalidad y una apertura cultural a la modernización de herramientas y procesos de trabajo. Y todo ello tiene un objetivo muy claro y definido: mejorar los servicios, simplificar los procedimientos y optimizar las infraestructuras tecnológicas y de comunicaciones, es decir, llevar a cabo operativas eficientes.

La revolución silenciosa en la Administración Pública

El sector público está realizando un enorme esfuerzo, invirtiendo mucho tiempo y recursos para adoptar las TIC como herramienta, siendo tangibles en proyectos que hemos llevado a cabo con el sector público y que ya se encuentran funcionando óptimamente y en las mejoras y actualizaciones constantes que realizamos.

No obstante, todavía queda mucho camino por recorrer; ha de establecerse una regulación jurídica más segura, un equipo de personal más estandarizado y una mayor colaboración por parte de las administraciones públicas.

Tenemos que ser conscientes de lo que este cambio va a suponer, de esta gran revolución silenciosa que se está llevando a cabo aquí y ahora y de la que somos protagonistas.

Controlar los procesos de compras

Entendiendo esta realidad, la Administración se ha centrado este año en una serie de procesos, entre ellos, uno de los más importantes: la gestión de expedientes de contratación, que además supone una de las actividades más reguladas que se pueden encontrar en el sector público. Implantar una herramienta que controla todo el proceso, desde la detección de la necesidad hasta el acta de recepción, y que permite llevar a cabo las tareas de registro, archivo, distribución y recuperación de los documentos, garantizando los principios de transparencia y confidencialidad, supone una solución innovadora que contribuye a la optimización de la operativa interna mediante el incremento de la agilidad y el control en el proceso de gestión de compras.

Además de estar focalizados en esta área, se están llevando a cabo importantes proyectos como el registro de entrada y salida, registro telemático, gestión de recursos administrativos, facturación telemática y portal del ciudadano.

Numerosas instituciones y organismos públicos, tanto locales como centrales, han depositado su confianza en soluciones TIC que integran estos procesos de forma transparente.

Las administraciones eligen soluciones de avanzada tecnología adaptadas a sus procesos de gestión de grandes volúmenes de documentos y contenidos, como la gestión de expedientes, el registro de entrada y salida de correspondencia o la confección y distribución de boletines de prensa.

Hoy más que nunca las empresas de soluciones TIC se encuentran más cerca de la administración, ayudándoles a detectar sus necesidades e implantando en estrecha colaboración soluciones específicas para las necesidades de la administración. Conscientes del camino que han de recorrer, seleccionan con cuidado a su compañero de viaje, porque como bien dijo Charles Darwin: "No sobrevive el más fuerte ni el más inteligente, sino el que es capaz de adaptarse más rápido a los cambios".

Julia Sánchez Meynial - Directora de Marketing - Gestión de expedientes, información y procesos de negocio - Solución: Gestión de expedientes de contratación

Publicado por Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet - Madrid