Escogiendo el mejor software para preparar impuestos cuando abres tu oficina de impuestos: en línea vs instalación

Software para preparar impuestos en línea

Pros

El software para declaraciones en línea te brinda movilidad y libertad tanto para preparar las declaraciones como para generar reportes. Muchas oficinas de impuestos que recién están empezando prefieren utilizar esta opción puesto que les da la oportunidad de preparar declaraciones fuera de la oficina. Los impuestos móviles te permiten generar una gran variedad de programas de mercadeo que te ayudarán a incrementar el tamaño de tu base de datos. Algunos ejemplos son cuando los preparadores se ubican por un periodo de tiempo en una iglesia o en una organización y preparan los impuestos a una tarifa con descuento. Muchos clientes de la tercera edad valoran el servicio de que un preparador llegue a su hogar para realizar la declaración de impuestos. Iglesias, organizaciones, hogares de ancianos y escuelas brindan un nicho de mercado donde varios clientes se pueden atender con tan solo una visita. Con un software en línea, varios preparadores pueden operar bajo una sola licencia ya que solamente existe un encargado “responsable oficial”. Muchas oficinas prefieren el software en línea ya que se ahorran mucho dinero al no tener que comprar repetidas veces el programa para cada estación para brindarle a los preparadores la misma libertad de operar; además el software en línea permite rastrear la productividad sin tener que contar con varios EFIN. En cualquier lugar en que tengas conexión a Internet y una impresora, en caso de necesitar una firma, puedes preparar, declarar y revisar el estatus de una declaración de impuestos. Con los precios de Internet móvil y los nuevos teléfonos con conectividad wifi siendo cada vez más accesibles, es muy común que los preparadores de hoy en día cuenten con su propia conexión. Para la gerencia, una de las mayores ventajas de los programas en línea es la capacidad de crear reportes desde la casa sin tener que depender de una tercera persona para acceder a la red de la oficina, en especial durante la temporada de impuestos, donde cada minuto es importante para el negocio.

Cons

Mientras que el software en línea le brinda al preparador la libertad y movilidad necesaria, también tiene factores que cualquier preparador debe tener siempre en cuenta. La seguridad informática de cualquier plataforma de software en línea debe ser aprobada por el IRS antes de que se le otorgue permiso al preparador para utilizar el sistema de presentación electrónica; sin embargo, no todas las oficinas se sienten conformes con permitir que se acceda desde computadoras ajenas a la oficina con una simple clave y nombre de usuario. Una de las mayores quejas que he visto es que los preparadores realizan su trabajo y no retribuyen a la oficina de impuestos, quedándose ellos con algunas comisiones. No olvides que el dueño de la oficina (responsable oficial) es quien está a cargo de todas las actividades que se desarrollan bajo ese número de EFIN. El software en línea, además, te ata a tu proveedor durante el periodo de trabajo. Todo proveedor de software en línea tendrá un momento en que su servidor se caiga durante la temporada. La pregunta es: ¿qué tanto afectará ese tiempo de servidor caído a tu oficina de impuestos? Prácticamente todos los preparadores que utilizaron el software en línea pueden hablar sobre el momento incómodo en que estuvieron sentados con un cliente y tuvieron que explicarle que el software estaba caído, o que no tenían conexión a Internet, por lo que no podían hacer negocios. No se puede preparar ni imprimir documentos, no se pueden ingresar declaraciones, ni reportes… ¡tu negocio de impuestos estaría muerto!

Software para declaración de impuestos de instalación tradicional

Pros

El software de instalación tradicional es tan confiable como tu computadora o la red de tu oficina. Esto te permite controlar los procedimientos de respaldo y te da el poder de manejar cualquier imprevisto. Este software para preparar impuestos le permite a la oficina mantener control sobre las declaraciones que se realizan, ya que un preparador no puede ingresar información o revisar reembolsos desde cualquier computadora, únicamente desde la computadora que tenga el software instalado. Este software para preparar impuestos también cuenta con la posibilidad de realizar impuestos de manera móvil, pero el preparador deberá utilizar una computadora que tenga el software ya instalado. El tener el software ya instalado te da la tranquilidad de que no debes contar con una conexión a Internet para poder preparar los impuestos o imprimir documentos. Tú o tus preparadores solamente deben preparar el documento y, una vez que llegan a la oficina, enviar los datos electrónicamente. Este tipo de software para instalar es una de las versiones más viejas de programas para declaraciones de impuestos disponibles y ha estado en el mercado por mucho más tiempo, por lo que ha pasado muchas pruebas y revisiones a diferencia del software en línea.

Cons

Para utilizar más de una computadora o más de un preparador de impuestos en la oficina, debe crear una red donde una de las computadoras está designada como servidor. Si una computadora se retira de la red de la oficina, entonces perderá acceso al programa de preparación de impuestos a menos que se establezca un acceso remoto desde casa a la oficina. El software que se instala, ya sea en tu casa u oficina, será tan seguro como los parámetros de seguridad que se utilicen. Este tipo de software siempre debe contar con un programa de respaldo, en caso de que exista algún contratiempo como, por ejemplo, una caída completa de todo el sistema o un evento como un robo o un incendio.

Conclusiones

Los dos tipos, en línea o de instalación, de software para preparar impuestos tienen cosas positivas y negativas, pero después de nueve años trabajando en la preparación de impuestos, puedo confirmar que quedarse sin Internet o que un servidor colapse al otro lado del país es totalmente inaceptable. El programa en línea te quita el control de las manos y se deja todo a merced de la empresa que brinda el software. Muchas oficinas de impuestos sufrieron frustraciones porque no pudieron trabajar las primeras dos semanas de la temporada por culpa de una de las empresas proveedoras más grandes de la industria. Si voy a iniciar un negocio de impuestos, yo quiero tener el control y, si pasara algo, tener la posibilidad de arreglarlo. Mi preferencia es el software de instalación para empezar con mi oficina de preparación de impuestos.

Mi trabajo es ayudar a que los novatos entren en el mundo de la preparación de impuestos y que sea rentable el primer año. Puedo darte más recomendaciones y puntos de vista sobre cómo trabajar en el negocio de la preparación de impuestos. Puedes hacer clic aquí “como iniciar mi oficina de impuestos” por un bajo monto pero con grandes ingresos invirtiendo mucho dinero en programas de mercadeo.

Joe Rogers es el presidente de Federal Direct Tax en donde se encarga de establecer programas de mercadeo y la rentabilidad de los individuos que buscan empezar su propia oficina de impuestos.