Software de producción documental: generación automatizada e intuitiva de documentos

Es indudable que la aplicación de las nuevas tecnologías en las empresas ha supuesto un antes y un después en prácticamente cualquier proceso, también en lo que a generación de documentos se refiere. A medida que se han introducido nuevos avances en materia tecnológica, la producción documental se ha beneficiado de herramientas cada vez más fáciles de utilizar, más flexibles y capaces de proporcionar procesos más automatizados, que han permitido agilizar las tareas e introducir nuevas posibilidades.

El software de producción de documentos (document production software, en sus siglas en inglés) ha ganado en sofisticación con los años y ha multiplicado con creces sus posibilidades para permitir multitud de funciones. Entendido en muchas ocasiones simplemente como mero procesamiento de texto, este tipo de aplicaciones va mucho más allá y permite a las compañías automatizar la generación de documentos electrónicos, basados en estándares internacionales, como es el caso del formato PDF, añadir información estática y dinámica, e incluir gráficos, solo como una prueba de las muchas opciones avanzadas que ofrece.

Producción documental: un cúmulo de mejoras

En el entorno empresarial, adquirir un control total de los recursos en cada etapa de la vida de un documento, desde el diseño hasta la composición y la producción, resulta crítico para el negocio. De ahí que las soluciones de gestión documental cobren una especial importancia para garantizar este seguimiento de la información. El software de producción de documentos ofrece la capacidad de generar documentos interactivos que cubren las necesidades de los usuarios y organizaciones en todo el mundo.

A medida que han ido aumentando las innovaciones tecnológicas, las funcionalidades de este tipo de software se han ido multiplicando. Una de las primeras ventajas que proporcionan estas soluciones es el diseño de plantillas propias y personalizadas, que pueden convertirse fácilmente en documentos interactivos para ser publicados o impresos. De este modo, los usuarios corporativos pueden utilizar las plantillas para crear documentos complejos y entregarlos a través de múltiples canales, sin necesidad de dedicar tiempo en procesos manuales.

Pero la personalización de plantillas no tiene sentido si no va acompañada de otra funcionalidad imprescindible: la garantía de un diseño sencillo e intuitivo para el usuario. Por ello, el software de producción de documentos actual debe caracterizarse, necesariamente, por su entorno user friendly, un entorno amigable que asegure la facilidad de uso en todo momento, y para cualquier usuario.

Automatización y flexibilidad

Muy ligada con la facilidad de uso se encuentra otra de las características del software de producción de documentos: la generación de procesos automatizados. Las soluciones englobadas en esta categoría simplifican y automatizan la producción de documentos electrónicos o en papel, de manera personalizada, al permitir a los usuarios controlar el proceso directamente a través de la interfaz. Este software, además, posibilita la entrega de documentos basados en estándares, como es el caso de PDFs, lo que contribuye a la fidelización de los clientes y a la reducción de costes.

Si a esto se une una interfaz intuitiva, basada en el concepto de WYSIWYG (What You See Is What You Get, o lo que es lo mismo, la posibilidad de generar un documento y visualizar al mismo tiempo el resultado final), la facilidad de uso está más que garantizada para cualquier usuario de estas aplicaciones. Con el software de generación de documentos adecuado, las empresas no solo pueden beneficiarse de todas estas funcionalidades, sino que pueden ir mucho más allá e incrementar la eficiencia, productividad, flexibilidad y agilidad de la producción y distribución de documentos.

Las necesidades que surgen a la hora de gestionar el ciclo de vida de los documentos requieren, por tanto, de soluciones avanzadas que permitan monitorizar, controlar y gestionar la cadena de suministro de documentos, del mismo modo en que un software ERP planifica los recursos de la empresa con objetivos de eficiencia similares. De ahí que, en algunas compañías, se hable incluso de software DRP (o Document Resource Planning, en sus siglas en inglés), es decir, herramientas para gestionar y coordinar todos los recursos y la información del ciclo de vida de los documentos. El objetivo es sencillo: incrementar la eficiencia y la flexibilidad en la actual industria de producción de documentos.

Producción de alto volumen

Aunque el concepto de "document production software" hace referencia a las soluciones de generación de documentos en todo tipo de contextos, está realmente muy ligado a entornos de producción de documentos de gran volumen. En cualquier organización, determinados departamentos o ciertos profesionales, por la labor que desempeñan, requieren la producción e impresión de grandes cantidades de documentos, que tengan una alta calidad y un acabado profesional. Departamentos de proceso de datos, administración y trabajadores comerciales necesitan entornos con un elevado volumen de impresión y, por tanto, una herramienta de software que responda a sus necesidades.

Para todos ellos, DocPath ofrece soluciones de producción de documentos que resuelven todas las necesidades de los clientes. Entre su portfolio de productos, High Volume permite a las compañías imprimir y procesar grandes volúmenes de documentos en unos tiempos razonables, así como realizar tareas de postproceso de forma automática. De este modo, los usuarios podrán aprovechar todas las ventajas del "document production software", con los beneficios asociados de las soluciones DocPath.

Julio A. Olivares

Presidente y fundador de DocPath

http://www.docpath.com

http://www.docpath.com/es/document-software-systems-solutions.aspx