Realiza tu proyecto de negocio: cómo hacer control financiero de tu empresa

Esta serie de artículos te enseñará cómo hacer el control de tu proyecto de negocio, es decir cómo hacer el control financiero de tu empresa, sin este control, el riesgo de fracaso es inminente; en mi caso personal, no hice control financiero los primeros años de mi proyecto de negocio y fracasó antes de dos años, porque la rentabilidad del mismo fue decreciendo y yo no me di cuenta de ello, hasta cuando no había dinero para pagar proveedores, ni para pagar mis empleados y fue ahí cuando me detuve a estudiar qué pasó, desde luego ya fue tarde.

Este artículo presupone que el emprendedor ya conoce y dispone de los estados financieros, es decir del estado de resultados y del balance general proyectados en su plan de proyecto de negocio. En caso de que no conozca estos estados, sugiero buscar en este blog la información relacionada con los estados financieros; allí podrás estudiar lo relativo a ellos. Este conocimiento será necesario para comprender sin problemas esta serie de artículos.

Empecemos por lo básico, recuerda que todo emprendedor debe llevar a cabo permanentemente o indefinidamente el ciclo administrativo para mantener su proyecto de negocio operando con normalidad y acercándose a las metas propuestas: planear, ejecutar, controlar y corregir. Hoy discutiremos el punto del controlar, es decir aprenderás cómo controlar tu propia empresa, al menos cómo es que yo lo he hecho con muy buen éxito.

Quién lo controla: este control no lo debe hacer tu contador, los contadores se limitan a organizar los estados financieros, pero no se han preparado para analizar, para darte opiniones o estrategias que definan el curso de acción. Perdón, pero es mi experiencia.

Qué es lo que controlo: se controla el comportamiento del elemento variable seleccionado, algunas personas le llaman a este elemento variable las razones financieras, o los indicadores financieros, se pueden seleccionar varios elementos variables para controlar de manera simultánea, se controla su tendencia; por ejemplo, la utilidad es un elemento variable, es decir que puede variar, puede incrementarse, caso en el que el emprendedor se siente feliz, o se puede reducir, caso en el que el emprendedor debe estar muy alerta y tomar las acciones necesarias para corregir la situación si es que el comportamiento se sale de los límites admisibles.

¿Cada cuánto lo hago? Mensualmente, debes exigir a tu contador que te entregue la información dentro de un término mensual, por ejemplo los 5 o 10 primeros días del mes. Cuando dispongas de los datos, debes llevarlos al cuadro de control que explico en el siguiente párrafo.

Cómo hago el control: a partir de los estados financieros debes tomar los datos, registrarlos y realizar el cálculo y registrarlo en un cuadro de control (recuerda que puedes llamarlo elemento variable, razón financiera o indicador financiero), puede ser electrónico, por ejemplo una hoja de cálculo, o puede ser en una libreta de notas que disponga el empresario al alcance de su mano.

Por ejemplo: deseo controlar el margen de gastos de venta mes a mes, así que tomo los datos de gastos de venta $1000 y ventas del mes $18000, entonces realizo el cálculo de la proporción de los gastos de venta frente a mi nivel de ventas del mismo mes: 1000/18000 x 100 = 5,5%; significa que los gastos de venta de este mes fueron del 5,5% respecto a lo vendido este mes. Te recomiendo hacer varios indicadores relacionados con las ventas realizadas, y compararlos mensualmente, de esa manera podrás controlar su tendencia; en cuanto a los gastos de venta, mi interés es que se mantengan o que bajen un poco.

Qué hago cuando las cosas no están bien: ¿qué debes hacer cuando encuentras que los gastos de venta están muy altos respecto del mes anterior? Reducirlos, y ¿cómo? Bien, podrías buscar eliminar uno o dos salarios de ventas, por ejemplo, o lo mejor, incrementar el nivel de ventas para ponerlos en orden; este es el tipo de decisiones que tendrás que tomar para mantener en orden cada indicador o elemento variable en aquellos casos en que se salga de su curso normal.

Deberás aprender a conocer cuáles son los estándares de tu industria, ¿de acuerdo? Por ejemplo, en la industria de ventas de productos de manufactura, es normal que los gastos de venta estén en el orden del 6% o similares.

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