Visitas Comerciales Productivas. Parte 2
La primera actividad en la Fase de Ejecución es confirmar con la persona o personas que va a visitar el objetivo de la visita, la fecha, hora, duración y validar quienes asistirán a la reunión. Nunca de por sentado que su contraparte tiene claros todos estos datos. Muchas veces me ha sucedido...
Manejo Informatico Industrial De Colombia
21 de January · 1818 palabras.
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馃晿 Resumen
En este art铆culo, se enfoca en la ejecuci贸n de la visita comercial, la cual es la siguiente fase despu茅s de la planeaci贸n y preparaci贸n. Debido al uso de sistemas de informaci贸n como SFA o CRM, es importante registrar la informaci贸n durante la visita.
La visita comercial es el canal m谩s costoso de interacci贸n con el cliente potencial o actual, por lo que se requiere lograr altos niveles de productividad.
Para ello, es necesario tener un m茅todo consistente de planeaci贸n, definir objetivos claros, planear en detalle cada visita, contar con los recursos necesarios y tener el guion de visita adecuado.
Durante la ejecuci贸n de la visita, se debe confirmar el objetivo, la fecha, hora, duraci贸n y la lista de asistentes. Es fundamental tener una actitud abierta y flexible para adaptarse a las necesidades y requerimientos del cliente.
Luego de la visita, se debe elaborar un informe que incluya los compromisos adquiridos y acciones a seguir. En resumen, la ejecuci贸n de la visita debe ser bien estructurada y eficiente para lograr resultados efectivos en la interacci贸n con el cliente.
Para encadenar con nuestro primer art铆culo relacionado con las Visitas Comerciales Productivas, recordemos algunos aspectos esenciales: Los vendedores m谩s exitosos son aquellos que logran aplicar un m茅todo consistente de planeaci贸n de sus visitas comerciales. No son aquellos que m谩s hablan o que demuestran mayor liderazgo. Son aquellos que practican un m茅todo consistente y son juiciosos en cuatro elementos:
Tiene tipificadas las visitas que realizan
Definen un objetivo claro para cada una de las visitas que ejecutan
Planean en detalle cada visita y se esmera en contar con los recursos para ejecutar su visita
Identifican cuales son los Guiones de Visita m谩s adecuados para cada tipo de visita
Una cosa es planear la visita y otra ejecutarla. Procedamos a analizar los principales aspectos de la ejecuci贸n de la visita comercial. Si se ha desarrollado un proceso juicioso de planeaci贸n, lo primero que usted debe tener totalmente claro es el objetivo de la visita. La primera actividad en la Fase de Ejecuci贸n es confirmar con la persona o personas que va a visitar el objetivo de la visita, la fecha, hora, duraci贸n y validar quienes asistir谩n a la reuni贸n. Nunca de por sentado que su contraparte tiene claros todos estos datos. Muchas veces me ha sucedido que doy por hecho que ya hab铆amos acordado con la persona la fecha y hora, pero pasaron tantos d铆as desde que se hizo este compromiso, que la persona no recuerda los datos o ha olvidado coordinar los diversos aspectos de la reuni贸n.
Asumiendo que usted ya conoce muy bien el objetivo y que coordin贸 todos los recursos necesarios (por ejemplo, si asiste una persona por parte del cliente con un alto conocimiento t茅cnico y usted sabe que esa persona es clave en sus objetivos, seguramente usted deber谩 ir acompa帽ado por alguien que pueda apoyar una conversaci贸n altamente t茅cnica), pasemos a la ejecuci贸n de la visita.
Mi recomendaci贸n es que trate de organizar la visita en las siguientes partes:
Introducci贸n
Desarrollo
Conclusiones
Compromisos
Esto no se trata de seguir un gui贸n al pie de la letra, pero si es recomendable tener una estructura global de la reuni贸n, de lo contrario es altamente probable que usted no logre el objetivo de la reuni贸 e incluso, en muchas ocasiones sucede que en lugar de avanzar en el proceso comercial, una visita mal ejecutada puede lograr todo lo contrario, dilatar el desarrollo de una oportunidad de negocio.
Antes de realizar algunos comentarios sobre cada una de las fases recomendadas, hablemos un poco sobre el uso de la tecnolog铆a para la fase de ejecuci贸n de la visitas comerciales. Las visitas comerciales corresponden a una herramienta o mecanismo de comunicaci贸n clave para el desarrollo de oportunidades de negocio. Debido a que una visita de esta naturaleza es un proceso en el cual se desarrolla una interacci贸n de comunicaci贸n, es necesario que usted se concentre en el proceso de la comunicaci贸n, ya sea como receptor del mensaje o como comunicador de alguna informaci贸n concreta. Por lo tanto usted debe mantener un alto nivel de concentraci贸n en el proceso de comunicaci贸n y demostrar un sincero inter茅s en lo que su interlocutor le est谩 comunicando. Esto ser谩 dif铆cil de lograr si usted se concentra en el uso de un computador o un asistente digital, tipo hand held o Smart Phone. Por m谩s habilidad que usted tenga utilizando este tipo de dispositivos, nunca podr谩 lograr el mismo nivel de concentraci贸n que si solamente se dedica a escuchar a su interlocutor. Supongamos que usted tiene un dominio tan perfecto de la tecnolog铆a y de su poder de concentraci贸n, tal que esto no lo afecta en su objetivo, pero que sucede con su interlocutor. 驴Ser谩 que tiene el mismo poder de concentraci贸n y no se distrae con toda la tecnolog铆a que usted despliega en su comportamiento? Ahora, usted dir谩. Pero en la empresa me exigen registrar en este sistema todo lo que sucede en la visita, es uno de mis indicadores de gesti贸n. Estoy totalmente de acuerdo con el uso de esta tecnolog铆a y a煤n m谩s de acuerdo que lo midan a usted por la efectividad de sus visitas y por el registro de lo que sucede en ellas. Sucede que hay varias alternativas para cumplir con esto, sin necesidad de afectar el desarrollo de la visita comercial. Por ejemplo: Usted puede tomar nota en una libreta de las ideas m谩s relevantes de la reuni贸n, puede anotar en frases muy breves aquellos puntos m谩s importantes. Debe concentrarse en escuchar muy bien a su interlocutor. Usted puede advertir a la otra persona que es importante para usted registrar algunos datos de la visita al final de la misma y que para esto har谩 uso del computador o del dispositivo m贸vil. Indique a la otra persona cuanto podr谩 tomar esto. que lo har谩 al final y recalque la importancia de hacer esto para el bien de la relaci贸n comercial. Usted puede iniciar la visita registrando en su sistema los datos b谩sicos de la misma (esto depende de como opera su sistema y del proceso de visita que utilice), luego advierte que al final de la reuni贸n tomar谩 en este aparato algunos datos de relevancia, deje a un lado la tecnolog铆a y conc茅ntrese en la visita. Tome notas de los puntos relevantes. Cuando usted vea que el objetivo de la reuni贸n de ha logrado, proceda con el cierre, para lo cual recurre a la advertencia que hizo al inicio de la misma, indicando que registrar谩 en su sistema algunos puntos clave. Si en la visita que usted realiza necesita registrar alguna informaci贸n de tipo transaccional (toma de pedidos, registro de una orden, recaudo de cartera, configuraci贸n de una soluci贸n, etc.), es el momento para hacerlo. Nunca le de prioridad a la tecnolog铆a, esta es una ayuda y un instrumento, la prioridad la tiene el objetivo de su visita y su interlocutor, conc茅ntrese en el logro del objetivo a trav茅s de una comunicaci贸n efectiva con su interlocutor, luego le puede dar paso a la tecnolog铆a.
As铆 la visita sea para tomar una orden o pedido, no trate de hacerlo como primera actividad de la visita. Si usted ha planeado bien su visita, seguramente tiene m谩s informaci贸n que suministrarle a su cliente, debe tratar de conocer que nuevas acciones y elementos hay en la actividad del cliente, usted puede haber trabajado en sugerencias de cantidades de pedidos, debe dedicar un tiempo para comentar estos aspectos. Cuando hablamos de visitas en proceso comerciales de bienes o servicios de alta implicaci贸n, es a煤n m谩s importante dejar de lado la tecnolog铆a en el preciso momento del desarrollo de la conversaci贸n.
Por lo tanto, es fundamental usar la tecnolog铆a, pero no durante el desarrollo de una conversaci贸n de tipo comercial.
Ahora veamos algunos comentarios sobre las principales fases de la visita comercial:
Introducci贸n. Esta fase es muy importante, sobre todo si esta es la primera visita comercial a este cliente potencial o actual. Siempre utilizo la introducci贸n para dejar claro cual es el objetivo de esta visita. Obviamente hay algunas gu铆as de comportamiento que se deben aplicar como presentaciones, intercambio de tarjetas de presentaci贸n, etc. Para mi lo m谩s importante en esta fase es que haya claridad en quienes son los participantes y cual es el objetivo de la visita. Adicionalmente es importante validar los temas a tratar (la agenda de desarrollo de la visita) y el tiempo disponible. Un punto importante aqu铆 es el siguiente. Si hay asuntos pendientes anteriores con este cliente, como compromisos abiertos, quejas, reclamos, etc., es necesario iniciar por estos temas. Para avanzar en cualquier otro t贸pico es fundamental dar claridad sobre asuntos pendientes.
Desarrollo. Esto depende de cada tipo de visita (esto lo vimos en el primera parte de esta serie de art铆culos). En general, la recomendaci贸n aqu铆 es no perder el foco del objetivo que se desea lograr. Esta parte exige una alta concentraci贸n y una estrategia clara, que usted debi贸 haber planeado, para el desarrollo de la visita. Supongamos que es una visita de calificaci贸n de oportunidad de negocio. El desarrollo de la visita deber谩 centrase en escuchar cual es la necesidad del cliente y que visi贸n de soluci贸n a esta necesidad tiene el potencial cliente. En su planeaci贸n usted deb铆o incluir una serie de preguntas para obtener la informaci贸n necesaria. Usted va guiando la conversaci贸n y cumpliendo su proceso de calificaci贸n mentalmente. Hemos escrito varios art铆culos sobre la importancia de saber escuchar. Por favor consulte el siguiente el cual le puede brindar algunas gu铆as en este sentido.
Saber escuchar. La base para una correcta comunicaci贸n en la venta relacional
Conclusiones y Compromisos. Trate siempre de resumir los temas tratados y lograr consenso sobre las conclusiones de la visita. Ratifique cuales son los compromisos que quedan para las partes y deje un registro formal de esto. Es aqu铆 donde puede recurrir a la tecnolog铆a para efectos de registrar la informaci贸n relevante de la reuni贸n y de cumplir con las requisitos que su empresa ha establecido para este tipo de actividad. La mejor forma de poder realizar un seguimiento a los resultados de la visita y de los compromisos acordados, es enviar una documento, tipo acta o algo similar, el cual podr谩 ser utilizado al inicio de la siguiente reuni贸n o visita para validar el cumplimiento de los mismos.
En la pr贸xima entrega de esta serie hablaremos de cuales son los elementos importantes a tener en cuenta despu茅s de realizada la visita comercial.
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