¿Cómo se manejan los usuarios, roles y permisos en NetSuite?

A continuación se da una breve explicación de cómo se manejan los usuarios, roles y cómo se administra la seguridad en NetSuite.

El acceso a los datos de NetSuite y a la interfaz de usuario de NetSuite se basa en la definición de usuarios, roles y permisos.

Usuarios

Un usuario es una persona que tiene acceso a una cuenta de NetSuite.

• En general la mayoría de los usuarios son empleados, pero los proveedores, socios y clientes también pueden ser usuarios.
• Los usuarios deben ser creados en el sistema NetSuite a través de la creación de registros empleados, proveedores, socios o clientes. Para usuarios que tienen acceso a NetSuite, sus registros deben incluir una dirección de correo electrónico, la cual se utiliza como su identificador de usuario y una contraseña.

Roles

El rol es una configuración definida de acceso que pueden asignarse a los usuarios.

• Cada rol incluye un conjunto de permisos asociados que determinan qué datos pueden ver los usuarios y qué tareas pueden realizar. Por ejemplo el usuario de ventas puede registrar contactos, prospectos, clientes, generar campañas, etc.
• Cada rol está vinculado a un centro. Cada centro se adapta a las necesidades de los usuarios en un área funcional específica, tal como la contabilidad o las ventas. Una de las funciones del centro es determinar qué páginas puede ver el usuario cuando inicia la sesión con NetSuite.
• Un usuario puede ser asignado a múltiples roles. En este caso, el usuario tiene un rol por defecto para el ingreso, y puede cambiar entre los roles usando el vínculo de cambio de rol disponible desde la interfaz de usuario de NetSuite.

Ejemplo cambio de Roles

Nota: ejemplos de roles se muestran en esta pantalla como: administrador, controlador, gerente de marketing, representante de ventas, ingeniero de ventas, persona de soporte, ejecutivo senior, etc.

Nota: a través de un campo de configuración en NetSuite el usuario puede decidir en qué idioma quiere ver la información. Incluido el idioma español.

Manejo de Roles en NetSuite

Con el fin de crear y manejar el acceso de los usuarios a su cuenta de NetSuite, es necesario configurar los roles que pueden ser asignados a los usuarios. Los roles incluyen un conjunto de permisos para visualizar y/o editar datos. Los permisos incluidos a los usuarios en la asignación de roles determina qué tareas puede realizar el usuario. Cada rol es asociado con un centro, la interfaz de usuario está diseñada para un área de negocios en particular.

Roles estándar

NetSuite provee muchos roles estándar con permisos previamente definidos. La mayoría de estos roles equivale a un cargo o posición, como contador, representante de ventas, etc. Los roles estándar también están disponibles para proveedores, socios de negocio, y clientes que tienen cuenta de acceso.

Rol personalizado

Los roles estándar no pueden ser modificados, por lo que es buena idea usar estos roles como plantillas para crear sus propios roles personalizados.

El proceso de personalizar un rol estándar es más fácil que la creación de un usuario desde cero. Si asigna funciones personalizadas a los usuarios en lugar de los roles estándar, usted puede hacer cambios a los permisos de los usuarios cuántas veces sea necesario.

NetSuite proporciona una herramienta que le permite ver las diferencias de permisos entre los múltiples roles. Se selecciona un rol base y el rol contra el cual se quiere realizar la comparación.

Ejemplo comparación de permisos

Configuración cuenta de Acceso

Existe un rol de administrador. El administrador tiene todos los privilegios en todos los aspectos del sistema y usualmente es la persona que configura el acceso a la cuenta asignando los roles a los usuarios.

Inactivar Roles

Se pueden inactivar roles ya sean personalizados o estándar que usted no desea utilizar en su cuenta. Cuando usted inactiva un rol, este ya no se puede asignar a ningún registro, y los usuarios que están asignados a ese rol ya no pueden acceder a su cuenta con ese rol.

Tabla de permisos de roles estándar

En la tabla anexa se muestra un ejemplo que lista los permisos y niveles de permisos para cada rol estándar. Los roles estándar disponibles en su cuenta pueden variar, dependiendo de los módulos adquiridos y de las características que haya habilitado.

Ejemplo permisos estándar rol de Marketing Assistant

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