Creación de reportes con Crystal Reports

Una de las funciones primordiales para el Sistema de Información son los reportes. Se encargan de producir la información requerida para transmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten.

Algunas veces se distorsiona el resultado de los reportes que se solicitan porque las empresas omiten puntos vitales para el éxito final. Por ello quisiera analizar y aportar opiniones para que el resultado sea más cercano a lo deseado.

1. Primero es dar prioridades: ¿qué realmente necesita la empresa? Solicitar un sinnúmero de Reportes resulta costoso e inoficioso. Planear y analizar detenidamente la operación de cada área para ver en qué verdaderamente un reporte puede aportar:

• Información voluminosa, que se necesita con mucha frecuencia.
• Información con muchos cálculos y que resulta dispendiosa de elaborar.
• Información vital para tomar decisiones.
• Información que va a generar valor agregado a la operación, como cotizaciones, facturas, etc.

2. Cuando se han detectado las necesidades vitales, se debe hacer una reunión de trabajo para planear el diseño del reporte con los usuarios finales, y, si es necesario, con sus directivos y las personas de sistemas. Las personas que necesitan la información deben plasmar cómo la requieren en todas sus dimensiones, fondo y forma; al final, ellos son quienes la van a utilizar, tomar decisiones y realizar acciones con la información suministrada por los reportes. Las personas de sistemas conocen hasta dónde se puede proveer la información, porque no siempre se puede disponer de toda la información como uno lo desearía.

3. Se hace un boceto general de la información que se necesita: posición vertical u horizontal; encabezado de las páginas (se va a repetir en todas las páginas del reporte); encabezado del reporte (solo aparece en la primera página); cuerpo del reporte y su pie (última página del reporte) y el pie de la página (lo que va repetido en todas las páginas). Aquí suele ir la paginación, la fecha de impresión del reporte, normas, certificados, números consecutivos. Tener en cuenta los logos y los colores institucionales. Título con su tamaño y posición. En la parte de abajo del título suele ir la información de los parámetros que se ingresaron para ejecutar el reporte, como el rango de fechas, la región, etc.

4. Luego se va al detalle, campo a campo. Esta es la parte más importante, donde se tiene que prever todo: cálculos específicos (con sus fórmulas claras), tipo de letra, mayúsculas o minúsculas, color, espacios, formato de fecha, formato numérico (con decimales, sin decimales), agrupado (cuántos niveles, cuáles niveles y en qué orden, ej.: País, Región, Ciudad, Sucursal).

5. Las gráficas: a qué nivel del reporte se desean (de grupo y/o generales) y qué tipo de gráficas (barras, líneas, pie, etc.), con sus títulos, subtítulos y nombres de los ejes; definir dimensiones, si serán grandes, ocuparán toda una hoja o solo una parte.

6. Las tablas cruzadas: qué información va en filas y en columnas, subtotales y totales. Los resúmenes: muchas veces se desea un resumen al comienzo o al final del reporte; dan un vistazo general de la información y luego se ve el detalle.

7. ¿Con qué filtros voy a ejecutar mi reporte? Filtros realmente necesarios que permitan esclarecer la información que necesito. También hay que tener en cuenta que el mismo reporte podría ser reutilizable para otras personas u otras áreas; solamente con parámetros o filtros de entrada puede cambiar la información. Establecer el rango de fechas.

8. La forma de salida de la información: vía email, impresa, en pantalla, web o todas las anteriores. Si se desea exportar a Excel, se debe situar de forma diferente las columnas para alinearlas y evitar saltos de columnas indeseados en Excel.

9. Si va impreso, se determina el tipo de papel, tamaño y si se va a utilizar en diversas impresoras.

10. Si los reportes no se imprimen y solo se visualizan en pantalla, se puede optar por reportes a demanda que solo se ejecutan cuando el usuario lo crea necesario.

11. Debe haber un período prudencial de prueba por parte del usuario final; pero el objetivo es hacer el menor ajuste posible, porque se realizó tan bien el diseño que se plasmó lo deseado y, a la vez, se ejecutó correctamente.

La experiencia nos lleva a estas apreciaciones:

Formatos: a los clientes les da pereza y subestiman los reportes, y no debería ser así. Al final, en un proyecto lo que ven a diario los usuarios son los reportes; son su herramienta de trabajo y la recopilación de la información del día a día, por medio de la cual toman acciones y decisiones. Tomar unos días para hacer el diseño garantizará la satisfacción de todas las partes, porque fue planeado, objetivo, claro y tomó en cuenta todos los aspectos; al final no habrá sorpresas. Se deben completar en su totalidad los formatos y realizar un diseño gráfico lo más detallado posible, para que la persona que elabore el reporte duplique lo que el cliente desea.

Las mujeres ven mucho más la parte estética de los reportes; reparan en los colores y en la tipografía. A los hombres, en general, les molestan menos los colores, pero obviamente para ambos géneros lo que prima es la información. Desde mi punto de vista, los colores no son simple decoración; resaltan las agrupaciones y separan visualmente la información. Muchas veces solo se puede imprimir en escala de grises, pero cuando va a los clientes se desean colores vivos e institucionales.

No todo lo pueden hacer los reportes y no siempre se puede mostrar la información de la forma deseada; sin embargo, se puede buscar una alternativa con un desarrollo alterno para reflejarlo en el reporte, y también se puede mostrar lo deseado de otra forma. Si hay diálogo, todo se puede lograr.

Muchas veces están habituados a Excel y pretenden que los reportes se vean igualitos a Excel; deben ser conscientes de que Crystal Reports no es Excel.

Hay reportes de todas las clases: reportes que suministran información en forma resumida y detallada de las diferentes áreas u operaciones, pero también hay reportes para imprimir etiquetas, cartas y sobres. Los reportes pueden contener mucha información, pero ¿cuán entendible es esa información? ¿Verdaderamente la necesitan así? Hay reportes mensuales de más de 100 páginas; sobre todo se usan cuando se monitorean actividades.

Hay reportes que pueden variar en algunas columnas según ciertos parámetros ingresados o según la persona que los ejecute. Se pueden incluir varios detalles y manipular la visualización u ocultamiento de cada detalle dependiendo de los filtros, para que las personas vean lo que realmente necesitan. Si se realiza un buen diseño, lo que podrían ser varios reportes se puede realizar en uno. Esto es posible hasta cierto punto; se debe consultar y analizar primero, pero es bueno tenerlo en cuenta.

Tener un concepto claro y global de lo que se desea es vital. Mandar a elaborar un reporte y, al mes, determinar que faltó uno o más campos (o que algunos campos no eran necesarios) genera papeleo para solicitar cambios y un sobrecosto adicional. No planear bien un reporte toma tiempo y dinero.

En conclusión, tómese tiempo en planear muy bien sus reportes; no es gastar tiempo, es una inversión para obtener lo deseado y lo que verdaderamente necesita. Llene con dedicación y paciencia los formatos; son las herramientas o guías para analizar y determinar cada sección del reporte. A la vez, realice el diseño gráfico del reporte con uno o varios ejemplos, lo que garantizará que el reporte tenga el aspecto que desea.

Mind de Colombia es una empresa visionaria que implementa proyectos basados en software de clase mundial, de acuerdo con las necesidades de cada uno de sus clientes. Contamos con metodologías probadas y especializadas para la implementación de proyectos en temas como CRM, SFA, ERP y planeación de la demanda.

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