Creación de Reportes Con Crystal Reports
Primero es dar prioridades, qué?, realmente necesita la empresa; solicitar un sin número de Reportes resulta costoso e inoficioso. Planear y analizar sigilosamente la operación de cada área, ver en qué verdaderamente un reporte puede aportar:...
Manejo Informatico Industrial De Colombia
21 de January · 1405 palabras.
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馃晿 Resumen
Los Reportes son una funci贸n fundamental del Sistema de Informaci贸n, ya que producen informaci贸n para transmitirla a los centros de informaci贸n que la solicitan. Sin embargo, a veces las empresas omiten puntos importantes que afectan el 茅xito final de los Reportes solicitados.
Por lo tanto, es crucial planificar y analizar cuidadosamente la operaci贸n de cada 谩rea antes de solicitar los informes.
Esto implica identificar qu茅 es verdaderamente necesario para la empresa, priorizando aquellos informes que generen valor agregado, como cotizaciones y facturas, o brinden informaci贸n vital para la toma de decisiones.
Una vez detectadas estas necesidades, es importante realizar una reuni贸n de trabajo con los usuarios finales y las personas de sistemas para planificar el dise帽o del informe y determinar c贸mo debe presentarse la informaci贸n en t茅rminos de fondo y forma.
Finalmente, se debe realizar un boseto general que incluya el encabezado y pie de p谩gina, la paginaci贸n, la fecha de impresi贸n y normas, entre otros elementos.
En resumen, la planificaci贸n adecuada y una buena comunicaci贸n entre los usuarios y las 谩reas de sistemas son esenciales para asegurar que los Reportes respondan a las necesidades de la empresa.
Algunas veces se distorsiona el resultado de los Reportes que se solicitan, porque las empresas obvian puntos vitales para el 茅xito final. Por lo cual quisiera analizar y aportar opiniones para que el resultado sea m谩s cercano a lo deseado.
1. Primero es dar prioridades, qu茅?, realmente necesita la empresa; solicitar un sin n煤mero de Reportes resulta costoso e inoficioso. Planear y analizar sigilosamente la operaci贸n de cada 谩rea, ver en qu茅 verdaderamente un reporte puede aportar:
Informaci贸n voluminosa, que se necesita con mucha frecuencia.
Informaci贸n con muchos c谩lculos y se hace dispenciosa elaborar.
Informaci贸n vital para tomar decisiones.
Informaci贸n que va generar valor agregado a la operaci贸n, como cotizaciones, facturas, etc.
2. Cuando se han detectado las necesidades vitales, se debe hacer una reuni贸n de trabajo para planear el dise帽o del reporte con los usuarios finales de estos reportes, si es necesario sus directivas y las personas de sistemas. Las personas que necesitan la informaci贸n deben plasmar como necesitan la informaci贸n en todas sus dimensiones, fondo y forma, al final ellos son los que lo van a utilizar, van a tomar decisiones, realizar acciones con la informaci贸n sumistrada por los reportes. Las personas de sistemas tienen conocimiento hasta donde se puede proveer la informaci贸n, porque no siempre se puede disponer de toda la informaci贸n como uno lo deseara.
3. Se hace un boseto general de la informaci贸n que se necesita, posici贸n vertical u horizontal, encabezado de las paginas (se va repetir en todas las paginas del reporte), encabezado del reporte (solo sale en la primera p谩gina del reporte), Cuerpo de reporte y su pie de reporte (煤ltima pagina del reporte) y el pie de la p谩gina (lo que va repetido en el pie de p谩gina de todas las paginas), aqu铆 suele ir la paginaci贸n, la fecha de impresi贸n del reporte, normas, certificados, n煤meros consecutivos. Tener en cuenta los Logos. Los colores institucionales. T铆tulo con su tama帽o y posici贸n. En la parte de abajo del t铆tulo suele ir la informaci贸n de los par谩metros que se le ingresaron para ejecutar el reporte, como el rango de fechas de la informaci贸n, la regi贸n, etc.
4. Luego se va al detalle, campo a campo, esta es la parte m谩s importante, donde se tiene que preever todo, calculos espec铆ficos (con sus fomulas claras), Tipo de letra, May煤sculas o Min煤sculas, Color, espacios, Formato fecha, Formato N煤mero, con decimales, sin decimales, Agrupado (Cuantos niveles y cuales niveles y en que orden Ej: Pa铆s, Regi贸n, Ciudad, Sucursal).
5. L谩s Gr谩ficas a que nivel del reporte se desean (De grupo y/o generales) y que tipo de gr谩ficas (barras, l铆neas, pie, etc.), con sus t铆tulos, subt铆tulos, nombres de los ejes, con dimesiones o plana, que tan grande, que ocupe toda una hoja o solo una parte.
6. Las Tablas Cruzadas, que informaci贸n va en Filas y en Columnas, subtotales, totales. Los Resumenes, muchas veces se desea un resumen al comienzo o al final del reporte, dan un vistazo general de la informaci贸n y luego se ve el detalle.
7. Con que filtros voy a ejecutar mi reporte, filtros en verdad necesarios y que me van a llevar a esclarecer la informaci贸n que necesito. Tambi茅n hay que tener encuenta que el mismo reporte podria ser reutilizable para otras personas, otras areas, solamente con paramentros o filtros de entrada puede cambiar la informaci贸n. Establecer el rango de fechas.
8. La forma de salida de la informaci贸n via email, impreso, en pantalla, web, todas las anteriores. Si se desea exportar a excel, ya que esto hace que se deba situar de diferente forma las columnas para alinearlas y no haya saltos de columas indeseados en excel.
9. Si va impreso se determina el tipo de papel, tama帽o, si se va a utilizar en diversas impresoras.
10. Si los reportes no son impresos solo por pantalla se puede optar por reportes a demanda que solo se ejecutan cuando lo crea necesario el usuario.
11. Debe haber un per铆odo prudencial de prueba por parte del usuario final, pero el objetivo es hacer el menor ajuste, porque se realizo tan bien el dise帽o que se plasmo lo deseado y a la vez se ejecuto.
La experiencia nos lleva a estas apreciaciones :
Formatos, a los clientes les da pereza y subestiman los reportes y no deber铆a ser as铆, al final en un proyecto lo que ven a diario los usuarios son los reportes, son su herramienta de trabajo, es la recopilaci贸n de la informaci贸n del d铆a a d铆a, por la cual toman acciones, decisiones; tomar unos d铆as para hacer el dise帽o va garantizar la satisfacci贸n de todas las partes, porque fue planeado, objetivo, claro y tomo en cuenta todos los aspectos, a la final no habr谩n sorpresas. Se debe completar en su totalidad los formatos y realizar un dise帽o gr谩fico lo m谩s detallado posible, para que la persona que realice el reporte, duplique lo que el cliente desea.
Las mujeres ven mucho m谩s la parte est茅tica de los reportes, reparan en los colores, en la letra, los hombres antes les molesta los colores, pero ovbiamente para los dos generos lo que prima es la informaci贸n. Pero desde mi punto de vista, los colores no son simple decoraci贸n, resaltan las agrupaciones y separan visualmente la informaci贸n. Muchas veces s贸lo se puede en escala de grises por la impresi贸n, pero en otra va a los clientes y se desea colores vivos e institucionales.
No todo lo puede hacer los reportes, no todo se puede mostrar de la forma que se desea; pero se puede buscar una alternativa con un desarrollo alterno para reflajarlo en el reporte y tambi茅n se puede mostrar lo que se desea de otra forma, si hay un dialogo, todo se puede lograr.
Muchas veces estan habituados a excel y pretenden que los reportes se vean igualitos a excel, y tienen que ser concientes que Crystal Reports no es excel.
Hay reportes de todas clases, reportes que sumistran informaci贸n en resumen y detallada de las diferentes 谩reas u operaciones, pero tambi茅n hay reportes para imprimir labels, cartas, sobres. Los reportes pueden contener mucha informaci贸n pero cuan entendible es esa informaci贸n, verdaderamente la necesitan asi? Hay reportes mensuales de m谩s de 100 p谩ginas, m谩s que todo se ve en donde se monitorea las actividades.
Hay reportes que puede variar en algunas columnas dependiendo algunos parametros ingresados o personas que lo ejecuten, se puede hacer varios detalles y manipular el mostrar o ocultar cada detalle dependiendo de los filtros, para que las personas vean lo que realmente necesitan. Si se realiza un buen dise帽o lo que podr铆a ser varios reportes, se puede realizar en uno. Esto es posible hasta cierto punto, se debe consultar y analizar primero; pero es bueno tenerlo en cuenta.
Tener un concepto claro y global de lo que se desea es vital, mandar elaborar un reporte y al mes determinar que falto uno o m谩s campos y hasta puede ser que unos campos no eran necesarios; si es una gran empresa empieza el papeleo para solicitar los cambios y un sobre costo adicional, toma tiempo y costo el no planear bien un reporte.
En conclusi贸n tome tiempo en planear muy bien sus reportes no es gastar tiempo, es inversi贸n, para que obtenga lo deseado y lo que verdaderamente necesita. Llene con dedicaci贸n y paciencia los formatos, son las herramientas o gu铆as para llevarlo a analizar y a determinar cada secci贸n del reporte; a la vez realice el dise帽o gr谩fico del reporte con uno o varios, lo que garantizar谩 que el reporte tenga un aspecto como el que desea.
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