7 consejos para manejar su correo electrónico de Outlook con eficacia

Un buzón desordenado puede dificultar encontrar su correo electrónico, pero Microsoft Outlook ha proporcionado herramientas muy útiles que ayudan a los usuarios filtrar y organizar sus mensajes de una forma más manejable, fácil y práctica. Outlook puede incluso ayudar a aumentar la eficiencia y el rendimiento para sus usuarios. Si estás utilizando Outlook 2010, Outlook 2007 u Outlook 2003, puedes administrar fácilmente tu correo electrónico.

Puedes usar las siguientes herramientas para limpiar tu bandeja de entrada, así como para que te sea más fácil encontrar la información que necesitas.

1. El filtrado de tus mensajes:

Outlook 2010 tiene una nueva característica que ayuda a ordenar los mensajes por fechas y a agruparlos según la conversación. Al usar esta función, los mensajes que tienen el mismo tema aparecerán como conversación y los usuarios pueden ver, ampliar o reducir haciendo clic en el icono situado a la izquierda de la línea Asunto. Dentro de tu cuenta de Outlook los mensajes, dentro de cada conversación, se clasifican con el nuevo mensaje colocado en la parte superior. Cuando se te envía un nuevo mensaje, todas las conversaciones se moverán a la parte superior de la lista de correo electrónico, lo que te ayuda a controlar fácilmente el flujo de los mensajes de tu correo electrónico. Para activar la conversación de Outlook, en la ficha Vista del grupo de conversación, marca la casilla “Mostrar como conversación”. Puedes reducir el tamaño de una conversación con la función Limpiar. Esta característica te ayudará a eliminar los mensajes duplicados. En la ficha Inicio, en el grupo Eliminar, haz clic en Limpiar y, a continuación, haz clic en Conversación y Limpiar.

En todas las versiones del correo Outlook, los usuarios pueden encontrar los mensajes en el buzón o en la carpeta y cambiar más rápido la forma en que están clasificados en la carpeta de correo electrónico. Por ejemplo, puedes ordenar tus mensajes de correo electrónico por el tamaño, por su fecha, por el remitente, por el tamaño del archivo o por el nivel de su importancia.

2. La agrupación de los mismos mensajes en carpetas:

Al crear una nueva carpeta de correo electrónico, los usuarios pueden agrupar mensajes relacionados entre sí en las carpetas de tu Outlook. Por ejemplo, puedes agrupar los mensajes por tema, proyecto, comunicación u otras categorías que sean apropiadas a tus necesidades o tus aficiones. Los usuarios también pueden crear una carpeta para todos los mensajes enviados desde el jefe o alguien importante, cuando la información necesita ser guardada.

Para crear una nueva carpeta en Outlook 2010, en la ficha Carpeta, haz clic en Nuevo y luego en Nueva carpeta. Para crear una nueva carpeta en Outlook 2007 o Outlook 2003, en la barra de menús, haz clic en Archivo, selecciona Nuevo y luego Carpeta.

3. La carpeta de búsqueda para encontrar los mensajes:

Una carpeta de búsqueda es una forma rápida y cómoda de encontrar una colección de mensajes de tu correo electrónico. No guarda los mensajes, sino que proporciona carpetas virtuales que muestran todos los mensajes en la Bandeja de entrada en base a los atributos que se están buscando.

Las carpetas de búsqueda de Outlook proporcionan características predeterminadas, tales como el correo no leído, pero también puedes crear tu propia regla. Por ejemplo, puedes utilizar las carpetas de búsqueda para ayudarte a encontrar toda la información relativa a un determinado proyecto, un cliente importante o una próxima reunión. Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2010, en la ficha Carpeta del correo, haz clic en Nuevo y luego en Nueva carpeta de búsqueda. Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2007 u Outlook 2003, en el correo dentro del menú Archivo, mueve el ratón a Nuevo y, a continuación, haz clic en Carpeta de búsqueda.

4. Uso de reglas para el enrutamiento del correo electrónico:

Al crear reglas para Outlook, se pueden realizar automáticamente acciones para los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes en función de los criterios establecidos. Por ejemplo, los usuarios pueden reenviar automáticamente a sus superiores todos los mensajes enviados por alguien relacionado con algún proyecto, siempre y cuando el mensaje sea recibido con la palabra relacionada con dicho proyecto y esté relacionado con todos los mensajes que contienen la palabra en el campo Asunto. El enrutamiento del email eficiente no solo ayuda a organizar tus mensajes de correo electrónico, sino que también ayuda a ahorrar tiempo al automatizar tareas pequeñas.

5. La reducción de los correos electrónicos no deseados con el filtro anti-spam:

Mantén los mensajes innecesarios fuera de la bandeja de entrada de Outlook mediante el uso del filtro de correo electrónico no deseado. Este filtro envía los correos electrónicos que han sido marcados como correo basura a una carpeta separada del buzón. Los usuarios pueden ver el contenido de esta carpeta para asegurarse de que no hay ningún correo electrónico válido erróneamente enviado. Si es así, debes ajustar el filtro para evitar el envío equivocado en el futuro.

6. Asignar una categoría por color:

Con el nuevo Outlook puedes asignar un color a un grupo de mensajes de correo electrónico o a otras categorías, como notas, contactos y citas. A partir de ahí, los usuarios pueden identificarlos fácilmente y ordenarlos a su gusto. Por ejemplo, puedes hacer un seguimiento de todos los mensajes, citas y contactos de un proyecto de ventas mediante la creación de una categoría llamada "Venta de Artículos" y la asignación de tus elementos a la misma.

7. Las marcas de seguimiento:

Los usuarios de Outlook pueden utilizar la característica “Marca de seguimiento” con el fin de marcar los mensajes de correo electrónico y tareas para ayudar a clasificarlas. Puedes hacer el seguimiento de un tema o señalizar la petición de alguien. También puedes organizar la carpeta de correo electrónico fácilmente porque sabes exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. Ten en cuenta que cuando se crea una tarea y estableces una fecha para la tarea, automáticamente se marcará para que no se olvide de su fecha de vencimiento y cumplirla.

Con características mejores que cualquier servicio de email, el nuevo Outlook parece que cuida más y mejor a sus usuarios. Desde sus inicios ha sido uno de los primeros en ofrecer un servicio de calidad y gratuito y sigue siendo uno de los mejores. ¿Y tú? ¿Sigues utilizando Outlook?