7 Consejos para Manejar su Correo Electrónico de Outlook Con Eficacia
Un buzón desordenado puede hacer que sea difícil encontrar su correo electrónico pero Microsoft Outlook ha proporcionado herramientas muy útiles que ayudan a los usuarios filtrar y organizar sus mensajes de una forma más manejable, fácil y distractiva.
Costy Kevin
20 de December · 1083 palabras.
20 de December · 1083 palabras.
x
🕘 Resumen
Microsoft Outlook ha proporcionado herramientas útiles que permiten a los usuarios filtrar y organizar sus mensajes de forma más manejable y divertida. Gracias a esta aplicación, los usuarios pueden aumentar su eficiencia y rendimiento a la hora de administrar su correo electrónico. Al utilizar Outlook 2010, 2007 u 2003, los usuarios pueden fácilmente administrar su correo electrónico. Algunas de las herramientas que se pueden utilizar para limpiar la bandeja de entrada y encontrar la información necesaria son el filtrado de mensajes, la clasificación por fechas, el ordenamiento por tema y la función Limpiar para eliminar mensajes duplicados. Además, los usuarios pueden encontrar los mensajes en el buzón de la carpeta, así como cambiar su clasificación en la carpeta de correo electrónico. Por ejemplo, los mensajes de correo electrónico pueden ser ordenados por tamaño, fecha, remitente y tamaño de archivo. En resumen, Outlook facilita la administración del correo electrónico y aumenta la productividad de los usuarios.Puedes usar las siguientes herramientas para limpiar tu bandeja de entrada, así como para que te sea más fácil encontrar la información que necesitas.
1. El filtrado de tus mensajes:
Outlook 2010 tiene una nueva característica que ayuda a ordenar los mensajes por fechas y ordenarlas según la conversación. Al usar esta función, los mensajes que tienen el mismo tema aparecerá como Conversación y los usuarios pueden ver, ampliar o reducir haciendo clic en el icono situado a la izquierda de la línea Asunto. Dentro de tu cuenta de Outlook los mensajes, dentro de cada conversación, se clasifican con el nuevo mensaje colocado en la parte superior. Cuando se te envía un nuevo mensaje, todas las conversaciones se moverán a la parte superior de la lista de correo electrónico que te ayuda a controlar fácilmente el flujo de los mensajes de tu correo electrónico. Para activar la conversación de Outlook, en la ficha Vista del grupo de conversación, marque la casilla “Mostrar como conversación”. Puedes reducir el tamaño de una conversación con la función Limpiar. Esta característica pecuaria te ayudará a eliminar los mensajes duplicados. En la ficha Inicio, en el grupo Eliminar, haz clic en Limpiar y a continuación, haga clic en Conversación y Limpiar.
En todas las versiones del correo Outlook, los usuarios pueden encontrar los mensajes en el buzón de la carpeta y cambiar más rápido la forma en que están clasificados en la carpeta de correo electrónico. Por ejemplo, puedes ordenar tus mensajes de correo electrónico por el tamaño, por su fecha, por el remitente, el tamaño del archivo o el nivel de su importancia.
2. La agrupación de los mismos mensajes en carpetas:
Al crear una nueva carpeta de correo electrónico, los usuarios pueden agrupar mensajes relacionados entre sí en las carpetas de tu Outlook. Por ejemplo, puedes agrupar los mensajes por tema, proyecto, comunicación u otras categorías que sean apropiadas a tus necesidades o tus aficiones. Los usuarios también pueden crear una carpeta para todos los mensajes enviados desde el jefe o alguien importante, como que la información necesita ser guardada.
Para crear una nueva carpeta en el Outlook 2010, en la ficha Carpeta, haz clic en el Nuevo, y luego en Nueva carpeta. Para crear una nueva carpeta en Outlook 2007 o Outlook 2003, en la barra de menús, haga clic en Archivo, seleccione Nuevo y luego Carpeta.
3. La carpeta de búsqueda para encontrar los mensajes:
Una carpeta de búsqueda es una forma rápida y cómoda de encontrar una colección de mensajes de tu correo electrónico. No guardar los mensajes, sino proporcionar las carpetas virtuales que muestran todos los mensajes en la Bandeja de entrada en base a los atributos que se están buscando.
Las carpetas de Outlook de búsqueda proporcionan características predeterminadas, tales como el correo no leído, pero también puedes crear tu propia regla. Por ejemplo, puedes utilizar las carpetas de búsqueda para ayudarte a encontrar toda la información relativa a un determinado proyecto, un cliente importante o una próxima reunión. Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2010, en el correo de la ficha Carpeta, haz clic en el Nuevo y luego en Nueva carpeta de búsqueda. Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2007 u Outlook 2003, en el correo dentro del menú del archivo, mueva el ratón al Nuevo a continuación y haga clic en la carpeta de búsqueda.
4. Uso de reglas para el enrutamiento del correo electrónico:
Al crear reglas para el Outlook, se puede realizar automáticamente acciones para los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes en función de los criterios establecidos. Por ejemplo, los usuarios pueden reenviar automáticamente a sus superiores todos los mensajes enviados por alguien relacionado con algún proyecto, siempre y cuando el mensaje es recibido por la asignación de la palabra relacionada con el dicho proyecto y es relacionada a todos los mensajes enviados a los que contienen la palabra en el campo del Asunto. El enrutamiento del email eficiente no sólo ayuda a organizar tus mensajes de correo electrónico, sino que también ayuda a ahorrar tiempo al realizar una pequeña tarea.
5. La reducción de los correos electrónicos no deseados con el filtro Anti-Spam:
Mantenga los mensajes innecesarios fuera de su correo electrónico desde la bandeja de entrada de Outlook mediante el uso del filtro de correo electrónico no deseado. Este filtro envía a los correos electrónicos que han sido marcados como correo basura en una carpeta separada del buzón. Los usuarios pueden ver el contenido de esta carpeta para asegurarse de que no hay ningún correo electrónico válido erróneamente enviado. Si es así, debes ajustar el filtro para evitar él envió equivocado en el futuro.
6. Asignar una categoría por color:
Con el nuevo Outlook puedes asignar un color a un grupo de mensajes de correo electrónico no relacionado u otras categorías, como notas, contactos y citas. A partir de ahí, los usuarios pueden identificar fácilmente y ordenarlos a su deseo. Por ejemplo, puedes fácilmente hacer un seguimiento de todos los mensajes, citas y contactos para computar un proyecto de ventas mediante la creación de una categoría llamada "Venta de Artículos" y la asignación de sus mensajes a la misma.
7. Las marcas de seguimiento:
Los usuarios de Outlook pueden utilizar la característica “Marca de seguimiento” con el fin de marcar los mensajes de correo electrónico y tareas para ayudar a clasificarlas. Puedes hacer el seguimiento de un tema, señalizar la petición de alguien. También puedes organizar la carpeta de correo electrónico fácilmente porque sabes exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. Tenga en cuenta que cuando se crea una tarea y estableces una fecha para la tarea, automáticamente se marcará para que no se olvide de su Fecha de vencimiento y cumplirlo.
Con características mejores que cualquier servicio de email, el nuevo Outlook parece que cuida más y mejor a sus usuarios. Desde sus principios ha sido el primero en ofrecer un servicio de calidad y gratuito y sigue siendo uno de los mejores. ¿Y TÚ? ¿Sigues utilizando el Outlook?